Что такое «исполнение обязанностей»? Какова правовая природа, содержание этого понятия? На этот вопрос ответить достаточно сложно. И, возможно в этой неопределенности таится множество проблем. В ТК РФ вскользь об исполнении обязанностей сказано в ст.151 ТК РФ. При этом там затронут только случай исполнения обязанностей без освобождения от своей работы. При том, что в ТК РФ достаточно говорится о смежных, практически родственных понятиях: переводе; изменении иных, определенных сторонами условий трудового договора, совмещении; совместительстве.
Что же такое «исполнение обязанностей»? По сути, как кажется автору данной статьи, если работник на это время освобождается от выполнения своих обязанностей речь идет о переводе, если не освобождается, но укладывается в свое рабочее время по сути это напоминает совмещение должностей и профессий (хотя ст.151 ТК РФ разделяет совмещение и исполнение обязанностей), если при этом еще и не укладывается – это похоже на внутреннее совместительство. Так считают многие юристы. Но опять-таки, это выводы, сделанные исходя из других норм права (статей, где дано определение перевода, совместительства, совмещения), а не написанные где-то прямые нормы. Кроме того, если необходимость исполнять обязанности отсутствующего работника с соответствующей доплатой уже прописана в трудовом договоре – это не похоже ни на перевод, ни на совместительство, ни на совмещение, т.к. в данном случае никаких условий трудового договора мы не меняем. А значит, для оформления такого исполнения обязанностей достаточно только соответствующего приказа.
Соответственно, разными будут и варианты оформления исполнения обязанностей, если обязанность по замене отсутствующего работника не прописана в трудовом договоре.
Если работника освобождают от исполнения его обязанностей, а обязанность выполнять чужие функции не была прописана в его трудовом договоре – по логике необходимо сделать дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором будет отражен временный перевод и издать соответствующий приказ. Напомним, что согласно ст.72.1. ТК РФ, перевод на другую работу – это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник, а также перевод в другую местность вместе с работодателем. Значит, если работник перестает на какое-то время выполнять свои функции и выполняет другие – это является переводом. И все-таки, всегда ли такие действия будут являться переводом?
Пример 1.
Представим себе небольшую организацию, где работает, например 15 человек. Никаких заместителей у руководителя нет вовсе. На время своего отсутствия обязанности руководителя организации исполняет, например, один из менеджеров по продажам. От своих обязанностей на это время его освобождают. Действительно, менеджер начинает выполнять совсем другие обязанности и изменение трудового договора работника подпадает под понятие перевода, данное в ст. 72.1 ТК РФ. Другое дело, если, например, речь идет о заместителя руководителя по общим вопросам. Допустим, это один из нескольких заместителей. «Штатным» заместителем при этом является другой работник. В договоре же с заместителем директора по общим вопросам нет обязанности замещать директора. Но при сравнении трудовых функций мы увидим, что они с директором фактически те же, просто у директора больше полномочий. Но переводом называется именно изменение трудовой функции, т.е. трудовых обязанностей, а не расширение объема полномочий. Кроме того, можем ли мы вообще говорить об освобождении или неосвобождении от своих обязанностей, если обязанности зама и директора практически одинаковые, другое дело, что объем их теперь получается разный? Таким образом, по логике основной заместитель не освобождается от своих обязанностей при выполнении обязанностей директора.
Какое практическое значение имеют рассуждения о том, является ли исполнение обязанностей в том или ином конкретном случае переводом или нет? Дело в следующем спорном вопросе: нужно ли в случае, если работник освобождается на время выполнения чужой работы от своих обязанностей воспользоваться унифицированной формой приказа о переводе или мы можем в произвольной форме сделать приказ о возложении обязанностей?
Формально, согласно ст.72. 1 ТК РФ перевод на другую работу - постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем (Однозначно, под такое определение перевода, например, попадает случай, описанный в начале Примера 1, когда, менеджер замещал отсутствующего директора).
Чисто трудовых рисков, связанных с данной дилеммой, в принципе нет. Другое дело, что в соответствии с Федеральным законом о бухгалтерском учете, все расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными. В противном случае организация не сможет их отнести на затраты в целях исчисления налога на прибыль. Согласно этому же закону, для того, чтобы они были документально подтверждены, соответствующие первичные документы должны быть составлены по формам, утвержденных в альбомах Госкомстата, а если соответствующей формы нет, организация действительно вправе составить документ в произвольной форме, указав только ряд обязательных реквизитов. Иначе говоря, если соответствующая форма утверждена Госкомстатом, а вы составили документ в произвольной, то затраты в целях исчисления налога на прибыль с вас могут быть сняты и налог доначислен, а также пени, штрафы и пр. Вот этот факт, конечно, заставляет задуматься. С одной стороны, конечно, эстетически соответствующий приказ об исполнении обязанностей, если при этом сотрудник освобождается от выполнения своих функций, в унифицированной форме для перевода будет выглядеть как-то непривычно и нелепо, и вроде бы, несмотря на то, что по сути это перевод, это некое и отдельное понятие – «исполнение обязанностей». С другой стороны, чего только не сделаешь, чтобы избежать претензий налоговиков. Скажу честно, я не знаю абсолютно правильного решения данной дилеммы. Единственный практический совет, который мог бы дать автор данной статьи – это воспользоваться постановлением Госкомстата № 20, которое позволяет адаптировать унифицированные формы к потребностям организации.
Это постановление содержит запрет на удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм, но добавить нужные реквизиты и формулировки организация вправе. Соответствующие изменения, вносимые в унифицированную форму, должны быть утверждены приказом (распоряжением) руководителя организации, согласно тому же постановлению Госкомстата № 20. Соответственно, вы можете внести необходимые изменения в приказ о переводе. Но, следует обратить внимание на приказ, которым вы будете подтверждать данные изменения. В нем следует специально указать, что данная видоизмененная форма будет использоваться не в каждом случае оформления перевода, а в случае, когда на работника возлагаются обязанности отсутствующего сотрудника. В принципе, если вы не хотите заниматься адаптацией формы, можно сделать и два отдельных приказа – о переводе и об исполнении обязанностей.
Нужно ли делать по окончании такого перевода еще одно дополнительное соглашение об аннулировании первого, естественно, зависит от того, как вы это первое составили. Естественно, если там уже написано, что оно действует в течение определенного срока, по истечении которого замещающий работник возвращается на определенное место, то никаких «аннулирующих» дополнительных соглашений делать не надо.
Если работника не освобождают от исполнения обязанностей, также должно быть сделано дополнительное соглашение к трудовому договору. Но, естественно дополнительное соглашение уже будет другого содержания. Там уже не будет отражено освобождение от своих обязанностей. Дилеммы по поводу того, в какой форме делать приказ, унифицированной или нет, тоже в данном случае не возникает, т.к. ее не предусмотрено.
Можно ли принять сотрудника исполняющим обязанности руководителя на вакантную должность?
В соответствии с Разъяснением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС N 30/39 "О порядке оплаты временного заместительства", утвержденным Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС N 820/39, назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается. Это возможно только по должности, назначение на которую производится вышестоящим органом управления. В этом случае руководитель предприятия, учреждения, организации обязан не позднее месячного срока со дня принятия трудящегося на работу представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность. Этот орган в месячный срок со дня получения документов должен рассмотреть вопрос и сообщить руководителю о результатах. В случае неутверждения в должности работника, принятого руководителем не из числа работников данного предприятия, учреждения, организации, ему должна быть предложена другая работа с учетом квалификации, опыта работы. При отсутствии соответствующей работы или отказе от предложения он освобождается от работы по основаниям, предусмотренным законодательством, например, по соглашению сторон. Если не утвержден работник, выдвинутый на руководящую должность из числа резерва данного предприятия, учреждения, организации, ему должна быть предоставлена работа по квалификации и оплате не ниже той, которую он выполнял до назначения на новую должность.
Если говорить по-простому – то общее правило гласит о том, что назначение на вакантную должность не допускается. Но есть исключения. И в постановлении описана в принципе ситуация актуальная для так называемых ведомственных организаций. Когда нижестоящая организация должна утвердить какого-то руководителя путем одобрения вышестоящей.
Можно ли это правило «адаптировать» каким-то образом к случаю с обычной негосударственной организацией, не имеющей отношения к какому-то ведомству, а совет директоров или наблюдательный совет организации условно считать «вышестоящим органом управления»? Наверное все-таки нет. И значит, можно сделать вывод, что принять на вакантную должность исполняющем обязанности директора все-таки нельзя.
Можно ли поставить исполняющим обязанности руководителя организации не работника данной организации?
Исходя из норм Федерального закона N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" можно. Этот закон предусматривает назначение арбитражным судом лица, исполняющего обязанности директора (п. 4 ст. 69 вышеуказанного Федерального закона). В случае удовлетворения арбитражным судом ходатайства временного управляющего об отстранении руководителя должника от должности арбитражный суд выносит определение об отстранении руководителя (директора) должника и при непредставлении учредителями (участниками) должника кандидатуры руководителя должника возлагает обязанности руководителя на одного из заместителей руководителя должника, в случае отсутствия заместителей - на одного из работников должника. Факт представления учредителями (участниками) кандидатуры на должность руководителя должника и утверждения ее судом означает, что в обществе назначен новый руководитель (директор) вместо отстраненного. Лицо в данном случае будет не директором, а исполняющим обязанности директора.
Однако в этом законе, условно говоря, описана ситуация крайней необходимости (данный термин употреблен в бытовом значении, а не в том смысле, в котором он используется в юридической науке.) Но на практике бывают более житейские ситуации. Приведем конкретный пример.
Пример 2.
Руководитель организации серьезно и надолго заболел. Акционеры (учредители) прекрасно понимают, что никто не в состоянии в полной мере заменить его. Зато на стороне есть талантливый человек, который мог бы выполнять его работу. Можно ли его принять на работу исполняющим обязанности директора?
Некоторые юристы высказывают ту точку зрения, что принятие стороннего человека вполне возможно и не только в рамках Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)». Так, по их мнению, тот же Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» позволяет общему собранию участников общества своим решением может возложить функции директора на другое лицо на период например, долгой болезни действующего директора в т.ч. на гражданина, приглашенного со стороны. Для этого необходимо провести общее собрание участников, на котором будет решен данный вопрос. Если у общества имеется только один участник, то вопрос о назначении исполняющего обязанности директора может быть решен довольно быстро.
Однако их оппоненты считают, что, с другой стороны, исходя из ст.151 ТК РФ исполняющим обязанности может быть только работник данной организации, которое прямо запрещает назначение исполняющим обязанности человека, не работающего в данной организации. Что эта норма значит на практике? Приведем конкретный пример.
Пример 3.
Все мы знаем, что когда женщина-рядовой работник у нас, например, уходит в отпуск по беременности и родам, на ее место мы принимаем не исполняющего ее обязанности, а равноценного работника, но по срочному трудовому договору.
Продолжение Примера 2.
То же самое, если болезнь какого-то работника затянулась. На его место мы можем принять не исполняющего его обязанности, а сотрудника по срочному трудовому договору.
Вопрос: Чем директор организации в данном случае отличается от остальных работников? Если он надолго заболеет или уйдет в отпуск по беременности и родам, должны ли мы на его место принимать со стороны человека исполняющим обязанности (потому что у директора особый статус и смена директора влечет за собой необходимость уведомления налоговых органов и пр.) или мы должны принять все-таки другого человека не исполняющим обязанности, а именно руководителем организации, например, на время отпуска по беременности и родам первого, т.к. правила едины для всех.
Скажу честно, лично мне кажется более правильным принять в таком случае человека в штат, соблюдя, естественно, все процедуры, прописанные в учредительных документах и уведомив налоговую. Однако этот вопрос действительно спорный.
Если исходить из того, что моя позиция верна, то оформление должно быть осуществлено в данном случае следующим образом. С новым директором заключается срочный трудовой договор. Основанием для этого является ст.58 ТК РФ, согласно которой срочный трудовой договор заключается тогда, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения - работник принимается для замены временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы.
Если заместителей несколько могут ли они все вместе исполнять обязанности одного отсутствующего руководителя?
Представим теперь ситуацию, что у одного директора несколько заместителей: по юридическим вопросам, по кадровым вопросам, по общим вопросам и т.д. Если один из них штатный – все более или менее ясно. Дополнительного соглашения к трудовому договору на случай, если директор уехал или заболел, по логике делать не надо (соответствующие обязанности и оплата уже прописаны в договоре или должностной инструкции, являющейся приложением к нему, соответствующая ситуация была описана в шапке статьи), необходимо только издать соответствующий приказ. Если же штатного заместителя нет, вопросов в данном случае возникнет, естественно несколько больше.
Пример 4.
У директора несколько заместителей: по рекламе и маркетингу, заместитель по работе с персоналом и обучению, заместитель по финансам и пр. Если директор уйдет в отпуск выполнять за него все его функции продуктивно фактически не сможет ни один из них. Ведь заместитель по рекламе вряд ли будет разбираться в обучении, финансист в рекламе, а человек, занимающийся персоналом – в маркетинговых стратегиях. Их трудовыми договорами не предусмотрено исполнение всех обязанностей директора во время его отсутствия. В связи с этим, конечно, было бы целесообразнее на каждого из замов возложить выполнение тех функций директора, в которых он разбирается. Однако можно ли это сделать? Ведь это было бы логичным. Почему единоличный исполнительный орган не может раскидать свои обязанности на нескольких людей? И все эти работники будут составлять этот орган в совокупности? Ведь с точки зрения целесообразности и продуктивности это было бы правильным? Гипотетически анализ законодательства позволяет обосновать и то, что такое возможно, и то, что это неправомерно. Как повернешь закон. Однако на практике все придерживаются той позиции, что нести ответственность за все происходящее во время отсутствия руководителя должен какой-то один человек. Не скажем же мы проверяющей организации, появившейся в ресторане во время отсутствия директора, и недовольной качеством обслуживания и финансовой отчетностью, что за куриные лапки отвечает Иван Петрович, а бумаги на них – Сергей Павлович. В таком случае необходимо все-таки выбирать из нескольких заместителей одного, который будет выполнять все обязанности основного работника, получать каким-либо образом в письменном виде согласие этого зама. Либо, если изначально предполагается, что именно это лицо, например, заместитель директора по финансам, несмотря на его «узкую специализацию» будет выполнять функции основного работника, прописывать такое условие в трудовом договоре.
Вопрос 5: Как оплачивать исполнение обязанностей?
Согласно, ст. 151 Трудового кодекса РФ говорит о том, что за исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника положены доплаты, если сотрудник не освобождается на это время от своей основной работы. Размер этих доплат устанавливается соглашением сторон трудового договора. В разъяснении Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС № 820/39 «О порядке оплаты временного заместительства» (оно действует в части, не противоречащей Трудовому кодекса РФ) сказано следующее. Временно исполняющему обязанности выплачивается разница между его фактическим окладом (должностным, персональным) и должностным окладом замещаемого работника (без персональной надбавки). Таким образом, доплата может составлять разницу в окладах генерального директора и того сотрудника, который его временно замещает. Нужно ли доплачивать за исполнение обязанностей генерального директора его заместителю, если замещение директора - прямая обязанность этого сотрудника по трудовому договору? Нужно. До недавнего времени действовали абзацы 3 и 4 пункта 1 разъяснения «О порядке оплаты временного заместительства», которые предусматривали, что разница в окладах не выплачивается штатному заместителю или помощнику отсутствующего работника (в данном случае генерального директора), а также главному инженеру, который замещает отсутствующего руководителя. Однако Верховный суд РФ определением от № КАС 03-25 отменил этот пункт как ущемляющий права сотрудников и противоречащий статье 151 ТК РФ. Таким образом, любому сотруднику, в том числе и штатному заместителю генерального директора, нужно доплачивать за временное исполнение обязанностей руководителя.
А вот как платить сотруднику, если он освобожден от своей работы на время исполнения обязанностей другого сотрудника в ст.151 ТК РФ не сказано. По всей видимости, необходимо в данном случае руководствоваться нормами оплаты работы, установленными ТК РФ для переводов.
Нужна ли доверенность на исполнение обязанностей, или достаточно издания одного приказа о возложении исполнения обязанностей?
На взгляд автора данной статьи, при оформлении возложения исполнения обязанностей необходимо оформить и приказ, и доверенность. Приказ необходим для осуществления внутреннего руководства организацией, доверенность – для совершения сделок. Это, следует из норм главы 10 ГК РФ о представительстве. Однако судебная практика по данному поводу противоречива. Так, ФАС ДО (см. постановление N Ф03-А59/04-1/3303) действительно признал договор, подписанный на основании только одного приказа без доверенности недействительным. Однако, в постановлении ФАС Уральского округа N Ф09-2294/08-С5 указано следующее: "Судом апелляционной инстанции верно указано, что издание единоличным исполнительным органом акта о назначении временно исполняющего обязанности (приказ N 142, приказ N 797-к) является достаточным основанием для передачи временно исполняющему обязанности полномочий единоличного исполнительного органа, включая право на расторжение договора". В постановлении ФАС Московского округа N КГ-А40/3573-01 суд кассационной инстанции указал нижестоящим судебным инстанциям на необходимость ознакомиться и исследовать устав общества, посчитав недостаточным наличие в материалах дела только приказа о назначении исполняющего обязанности. Согласно позиции суда устав необходим для того, чтобы сделать вывод о соблюдении законного порядка возложения обязанностей генерального директора. Т.е. суд счел, что работник, назначенный исполняющим обязанности директора, не может действовать без доверенности от имени общества, только на основании приказа, если отсутствуют соответствующие специальные нормы в уставе общества. А их нет в большинстве уставов обществ.
Иногда на документах можно увидеть подпись не руководителя компании, а исполняющего его обязанности, что в большинстве случаев именно так и обозначается: «и. о. директора» или «и. о. главного бухгалтера». Соответствует ли закону такая должность? Правомерно ли при подписании документов указывать «и. о.»? Ответы на эти и некоторые другие вопросы вы найдете, прочитав статью.
Представим ситуацию, когда руководитель компании уволился, а замену ему еще не подыскали. Но ведь место руководителя не может пустовать - кто-то должен управлять компанией. Обычно в таком случае заместителя назначают исполняющим обязанности руководителя и этим ограничиваются. Но правильно ли это? Давайте разбираться.
Исполнение обязанностей отсутствующего работника
Статьей 60.2 ТК РФ предусмотрена возможность исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором. Для этого работнику поручается выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату. Отметим, что сделать это можно только с письменного согласия работника.
Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей). Если же дополнительная работа такой же профессии (должности), можно осуществлять ее путем расширения зон обслуживания или увеличения объема работ.
Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника.
Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель - досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.
Для поручения исполнения обязанностей отсутствующего работника необходимо заключить дополнительное соглашение, в котором четко указать должностные обязанности, исполнять которые поручается работнику. Кроме этого, в соглашении нужно закрепить размер доплаты за исполнение обязанностей, срок и иные
условия, о которых стороны трудовых отношений договорились.
Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности).
Есть важный момент в применении нормы ст. 60.2 ТК РФ : назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается. Это возможно только по должности, назначение на которую производится вышестоящим органом управления. В этом случае руководитель предприятия, учреждения, организации обязан не позднее месячного срока со дня принятия трудящегося на работу представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность. Этот орган в месячный срок со дня получения документов должен рассмотреть вопрос и сообщить руководителю о результатах (п. 2 Разъяснения Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39 от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства» (далее - Разъяснение)).
Конечно, в случае необходимости исполнения обязанностей отсутствующего работника можно руководствоваться не только названной статьей Трудового кодекса. Также можно применить:
- ст. 72.2 и осуществить перевод. В этом случае работник освобождается от выполнения своих трудовых обязанностей и занимается только работой отсутствующего сотрудника. Срок перевода для замещения временно отсутствующего работника не ограничен. Если место, куда планируется перевести работника, вакантно, то перевод может быть осуществлен либо на временной основе (на срок не более года), либо на постоянной (если работодатель считает, что сотрудник справится с работой в новой должности). Отметим, что такой перевод возможен только с согласия работника;
- ст. 72.1 и осуществить перемещение. Если работник перемещается на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, или ему поручается рабо-та на другом механизме или агрегате и это не влечет за собой изменения определенных сто-ронами условий трудового договора, согласие работника получать не требуется. При перемещении работодатель не вправе требовать от сотрудника исполнения трудовых обязанностей по двум должностям;
- ст. 59 и заключить срочный трудовой договор для исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглаше-ниями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы. Если должность, по которой нужно исполнять обязанности, вакантна, можно заключить бессрочный трудовой договор, соблюдая требования разд. III «Трудовой договор» ТК РФ.
Да, нужно, и вот почему. Согласно Разъяснению временное исполнение обязанностей по должности отсутствующего работника возлагается на другого работника приказом (распоряжением) по предприятию, учреждению или организации. Аналогичные требования содержатся и в Трудовом кодексе.
Должностная инструкция - это локальный нормативный правовой акт, определяющий функции (обязанности), права и ответственность работника, занимающего определенную должность. Если в нее включено условие о замещении руководителя, это
означает, что работник обязан замещать руководителя только тогда, когда последний уйдет в отпуск, отправится в командировку, заболеет или будет отсутствовать по иным причинам.
Чтобы условие об исполнении обязанностей руководителя начало действовать, необходимо издать приказ, в котором зафиксировать факт отсутствия руководителя и возложения его обязанностей на конкретного работника, а также определить срок замещения и доплату за него.
Отметим, что заключать дополнительное соглашение к трудовому договору в данном случае не требуется.
Должны ли мы заключить с сотрудником, который не является штатным заместителем директора, дополнительное соглашение к трудовому договору о временном исполнении его обязанностей?
Да, должны, при этом необходимость составлять дополнительное соглашение не зависит от способа оформления временного исполнения обязанностей руководителя. Если работник не освобождается от своей работы, исполнение обязанностей можно поручить ему только с письменного согласия, заключив дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 60.2 ТК РФ ). Если для исполнения обязанностей применяется временный перевод и работник освобождается от выполнения своей работы, также необходимо оформить дополнительное соглашение (ст. 72.2 ТК РФ ). Отметим, что ни в том ни в другом случае запись в трудовую книжку не производится.
Имеет ли право исполняющий обязанности руководителя компании принимать и увольнять работников?
При назначении сотрудника исполняющим обязанности руководителя в дополнительном соглашении к трудовому договору обычно прописывают функции, которые он может осуществлять вместо руководителя. Таким образом, он может принимать и увольнять работников, если соглашением ему предоставлены соответствующие полномочия.
Каким образом исполняющему обязанности нужно подписывать документы? Правомерна ли следующая запись: «и. о. директора»?
Действительно, нередко в случае, когда в унифицированную форму приказа вписаны должность и фамилия директора, исполняющий обязанности перед наименованием должности пишет «и. о.» и ставит свою подпись. А иногда исполняющие обязанности перед подписью проставляют косую черту. Это в корне неверно.
На основании п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).
Поскольку должности «исполняющий обязанности» не существует, работник, на которого возложено исполнение обязанностей руководителя, подписывая документ, должен ставить ту должность, которую он занимает по штатному расписанию. Не стоит этого опасаться, ведь ему официально делегированы соответствующие полномочия (приказом, дополнительным соглашением, доверенностью).
На какой срок можно назначить исполняющего обязанности?
Нормативных документов, ограничивающих срок исполнения работником обязанности руководителя, нет, поэтому он может так работать столько времени, сколько необходимо работодателю.
Как назначить исполняющего обязанности директора, если директор неожиданно заболел и не может издать приказ о назначении исполняющего обязанности?
В данном случае вопрос назначения исполняющего обязанности директора компании должен решаться участниками общества. Если участник один - хорошо, вопрос решится достаточно быстро, так как именно он назначит исполняющего обязанности директора на период его временной нетрудоспособности. А вот если участников в обществе больше, решение данного вопроса может затянуться, ведь необходимо провести внеочередное собрание участников. Напомним, что процедура проведения внеочередного собрания участников установлена федеральными законами от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» , она может занять длительное время.
Наш руководитель собирается в длительную командировку. Исполняющим его обязанности хотим назначить начальника правового департамента. Можем ли мы передать ему только часть обязанностей директора? Как оформить такую передачу полномочий?
В большинстве случаев порядок замещения руководителя компании прописывается в уставе и условие о замещении руководителя включается в трудовой договор и должностную инструкцию работника, который будет исполнять обязанности руководителя во время его отсутствия. Если процедура замещения в уставе не прописана, издается отдельный приказ. В нем нужно указать, какие именно полномочия передаются, например право подписи финансовых документов, трудовых договоров, бухгалтерской отчетности, и срок, на который они передаются.
Для оформления исполнения обязанностей необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ. Кроме этого, на время отсутствия руководителя организации необходимо оформить доверенность с указанием переданных начальнику правового департамента полномочий.
Напомним, что в силу ст. 185 ГК РФ под доверенностью понимается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность выдается на срок не более трех лет, а если срок не указан, она действует в течение одного года с момента выдачи. Лицо, выдавшее доверенность, может в любое время ее отменить.
Итак, если вы хотите, чтобы начальник правового департамента исполнял только часть функций руководителя, зафиксируйте их в приказе и дополнительном соглашении. В противном случае он будет выполнять те функции, которые определены для руководителя уставом организации и законодательством РФ.
____________________________
Применяется в части, не противоречащей Трудовому кодексу (ст. 423 ТК РФ).
Введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.
Необходимость временного исполнения обязанностей руководителя организации может возникнуть в разных ситуациях. Руководитель компании может уйти в отпуск, уехать в командировку, отсутствовать некоторое время по другим причинам. В таком случае необходим заместитель, исполняющий обязанности директора.
Заместителями, исполняющими такие обязанности, могут стать штатные работники (то есть постоянные сотрудники, которые трудятся по трудовому договору). Сотрудники, работающие временно (по срочному трудовому договору), тоже могут стать ВРИО или ИО директора. Как правило, исполняющими обязанности назначаются лица, работающие на должности заместителя руководителя, а при отсутствии таких должностей, обязанности руководителя могут возлагаться на других сотрудников.
Чаще всего ВРИО начальника (временно исполняющими обязанности) становятся постоянные штатные работники. Давайте разберемся, в каком порядке оформлять замещение генерального директора компании или иного руководителя.
ВРИО директора – в каком порядке оформлять?
От работника, назначаемого в качестве ВРИО, необходимо получить согласие на выполнение дополнительной работы (ст. 60.2 ТК РФ). Если работник согласен, необходимо заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору о том, что он теперь временно исполняющий обязанности директора. В соглашении также необходимо прописать срок замещения , содержание работы, объем исполняемых обязанностей.
Также в допсоглашении нужно указать размер доплаты , положенной ВРИО руководителя. Стоит отметить, что доплата устанавливается и в случае, если исполнение обязанностей отсутствующего начальника является частью трудовой функции работника согласно трудовому договору. Если в должностной инструкции работника предусмотрена обязанность по замещению руководителя, организация все равно обязана ему доплачивать, руководствуясь положениями ст. 151 ТК РФ.
Временно исполняющий обязанности директора – как оформить далее? Издать приказ о назначении ВРИО генерального директора. Унифицированной формы приказа нет, составить его можно в свободной форме. Если в уставе компании не предусмотрено, что работник, который исполняет обязанности генерального директора, представляет интересы организации без доверенности, ему необходимо выдать соответствующую доверенность.
Исполняющий обязанности – как писать в документах?
Часто возникает вопрос, как правильно зафиксировать в документах тот факт, что работник выполнял обязанности руководителя. Необходимо помнить, что в трудовую книжку запись об этом вносить не нужно. Также не нужно вносить ее в личную карточку работника.
Исполняющему обязанности генерального директора, как писать свою должность в документах? Необходимо ли указывать, что он ИО, ВРИО? При подписании документов нужно правильно называть должность подписанта, а указание о том, что он в данный момент исполняет обязанности начальника, не обязательно.
Как писать временно исполняющий обязанности сокращенно? Данный вариант сокращают обычно до четырех букв – ВРИО. Допускаются следующие варианты написания – вр.и.о., ВРИО, ВрИО и т.д., поэтому ответ на вопрос, как писать ВРИО правильно, прост – можно использовать любой понравившийся вариант, принципиального значения это не имеет.
То же касается и ответа на вопрос, как писать «исполняющий обязанности» сокращенно – в данном случае также допускается написание заглавными буквами (ИО), с точками (и.о). Использовать «исп. обяз.» не принято.
Таким образом, ответ на вопрос «как писать ВРИО в документах» будет таким – при подписании документов достаточно написать должность заместителя и (если требуется) подтвердить его полномочия указанием номера доверенности или приказа. При прочих упоминаниях выбирайте понравившийся вариант и придерживайтесь его. Целесообразно выбрать один вариант и только его использовать в дальнейшем.
ВРИО и ИО, в чем разница?
И ИО, и ВРИО на время заменяют руководителя. В чем принципиальное отличие между этими двумя понятиями или они идентичны? Давайте попробуем разобраться.
Чем отличается ВРИО от ИО? В целом, принято считать, что временно исполняющий обязанности сотрудник замещает руководителя в момент его физического отсутствия на работе. То есть начальник продолжает трудиться в организации, но в данный промежуток времени заболел, уехал в длительную командировку, проходит обучение и т.д.
Если же руководитель совсем покинул компанию, то корректно применять другую аббревиатуру – ИО. Она будет значить, что в данный момент позиция директора в компании вакантна, а освободившийся пост временно занимает компетентный сотрудник. Не все специалисты согласны с позицией указания ВРИО или ИО, обозначенной выше, однако она является наиболее распространенной.
В обычном порядке в оформлении реквизита «Подпись» нет совершенно ничего сложного - указания п. 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 весьма просты. Лицо, которое имеет полномочия подписывать данный документ:
- сначала указывает свою должность (от границы левого поля),
- ставит личный росчерк,
- затем - его расшифровку в виде инициалов и фамилии.
Если подписывается документ, изготовленный на бланке организации, то должность в подписи указывается кратко (без повторения в ней наименования организации, которое уже фигурирует вверху на бланке) - см. Пример 1. Если же подписывается иным способом изготовленный документ, то в должности необходимо указать наименование организации - см. Пример 2.
Пример 1
Свернуть Показать
Пример 2
Свернуть Показать
А если подписант временно отсутствует?
Вот что говорят методические документы относительно нашей темы - подписания документов в отсутствие должностного лица:
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003
При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующим направлением деятельности.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
Из двух приведенных фрагментов можно сделать следующие выводы:
Варианты оформления замещения руководителя
Редкий директор покинет вверенную ему организацию или подразделение, не оставив заместителя. Но передать ему полномочия можно по-разному. Более того, в отсутствие основного лица его функции можно распределить по нескольким людям.
От способа передачи полномочий зависит способ оформления подписи дублера. Поэтому нужно понимать, какие есть варианты и чем они отличаются.
При штатном замещении в трудовом договоре или должностной инструкции работника прописано, что в отсутствие руководителя именно он возьмет на себя его обязанности. «Замена на поле» происходит автоматически: утром выясняется, что директору пришлось срочно отбыть в командировку, - и все вопросы сразу же переходят в ведение штатного заместителя.
Для оформления штатного замещения пунктов в трудовом договоре и / или должностной инструкции недостаточно. Необходимы , а также доверенность , выданная этому работнику директором, с перечислением тех полномочий, которые передаются заместителю. Например, директор может разрешить заму заключать сделки ценой только до определенной суммы или запретить принимать людей на работу. Все эти нюансы прописываются в доверенности. И приказ, и доверенность издаются единожды.
На время отсутствия руководителя может быть оформлен временный перевод на его должность другого работника. Перевод оформляется в соответствии со статьей 72.2 Трудового кодекса РФ. Стороны заключают письменное соглашение , и на срок до 1 года или до того дня, когда выйдет отсутствующий руководитель, за которым на время отсутствия сохраняется его рабочее место, должность занимает другой работник. Кроме соглашения, оформляется приказ о временном переводе и доверенность .
С точки зрения трудового права это будет корректно. Но в случае временного перевода именно на должность единоличного исполнительного органа компании (которым обычно является генеральный директор) могут возникнуть дополнительные сложности. Во-первых, смена директора (пусть и кратковременная) обычно находится в компетенции владельцев бизнеса (участников или акционеров) либо совета директоров. Во-вторых, сведения о смене руководителя необходимо подавать в налоговый орган для внесения в ЕГРЮЛ. Поэтому целесообразно все-таки оформлять не временный перевод, а воспользоваться иными вариантами.
Пожалуй, самый распространенный сейчас вариант оформления замещения - это совмещение должностей в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ. Заместителю поручается, с его согласия, наряду с основной работой взять на себя дополнительную работу по другой должности за отдельную плату.
При совмещении может быть оформлен как приказ «О возложении обязанностей», так и приказ «Об исполнении обязанностей», что существенно повлияет на оформление реквизита «Подпись».
Юридическую силу документу придает подпись именно уполномоченного лица, а не любого работника этой организации. Потому-то и важно грамотно уполномочить дублера. Это делается разными документами. Поясним назначение каждого из них:
- в трудовом договоре либо ином письменном соглашении между работником и работодателем отражается состав обязанностей и прав сотрудника. Если он будет плохо их выполнять, то появляется основание для его ответственности за это. Часто в трудовом договоре не перечисляют детально все обязанности и полномочия, а ссылаются на должностную инструкцию. Документы, регулирующие трудовые отношения (между работником и работодателем), потребуется оформить для штатного замещения и временного перевода;
- приказ:
- оформляет делегирование конкретных полномочий / обязанностей конкретному лицу на определенное время и на определенных условиях;
- это внутренний документ, который извещает сотрудников родной организации о том, что произошла замена.
- доверенность нужна для официального информирования сторонних для организации лиц о составе и сроке полномочий дублера. Если ему предстоит такое взаимодействие (подписывать договоры и другие документы для направления во внешнюю среду, представлять организацию в отношениях с налоговыми и судебными органами и т.п.), то доверенность обязательна! Без нее сторонние лица будут считать дублера не уполномоченным представлять интересы организации.
При оформлении на документе подписи дублера будьте готовы предоставить его получателю копии документов, доказывающих компетенцию подписавшего лица. В ряде случаев можно не дожидаться просьбы и сразу приложить, например, доверенность (так часто поступают при оформлении договоров).
Несомненно, из всех перечисленных способов замещения отсутствующего руководителя оптимальным вариантом является штатное замещение. Истории известны случаи, когда внезапно попавший в больницу директор в течение нескольких дней физически не мог назначить заместителя, так как сначала лежал на операционном столе, а затем в реанимации. Штатный заместитель в таких редких, но крайне неприятных ситуациях включается автоматически. И если для менеджеров среднего звена это не так актуально, то «топам» лучше подстраховаться.
Нюансы оформления замещения - это зона ответственности отдела кадров. А вам потребуется:
- выяснить точно, какой способ замещения выбран;
- раздобыть копию приказа;
- если у дублера есть доверенность, то взять и ее копию.
Тогда вы сможете:
- понять, какие документы имеет право подписывать дублер, а какие станут дожидаться отсутствующего директора. Любой здравомыслящий заместитель сам тщательно следит за тем, чтобы не подписать ничего лишнего, но и он может «проглядеть» что-то важное;
- правильно оформить его подпись на документе;
- подтвердить его полномочия для всех заинтересованных лиц.
Так как же оформить подпись?..
Мы уже выяснили, что никаких косых черт и приписок «за» в реквизите быть не должно. Теперь рассмотрим остальные варианты.
Буквы «и.о.» или «вр. и.о.» вносятся в реквизит только в том случае, если в приказе есть фраза «назначить исполняющим обязанности» или соответственно «назначить временно исполняющим обязанности». Тогда реквизит оформляется так:
Пример 3
Свернуть Показать
Пример 4
Свернуть Показать
Если же в документе стоит формулировка «возложить обязанности», то подпись дублера за отсутствующего руководителя должна быть оформлена как в Примере 5. Ведь в данном случае дублер остается на своей должности, дополнительно принимая на себя обязанности руководителя - это временное совмещение .
Пример 5
Свернуть Показать
Но через несколько лет (а то и раньше) может возникнуть казус: какой-то вид документа должен подписывать генеральный директор Рокотов, но на нем порой встречаются то подпись финдиректора Соколова, то главбуха Комарова, у которых в должностных обязанностях подобное не прописано. Чтобы быстрее «найти концы», на важных документах к минимальному составу подписи можно добавлять объяснение нестандартной личности подписанта (тогда сразу видно, кто кого заменяет и на основании чего):
Пример 6
Свернуть Показать
В скобках можно указать реквизиты как приказа, так и доверенности. Хотя обычно на внутренних документах, которые не представляют интереса для сторонних лиц, достаточно данных приказа. И наоборот, если документ участвует во взаимоотношениях организации во внешней среде, обычно указывают в скобках только доверенность.
Если замещение было осуществлено путем временного перевода , то должность гендиректора временно занимает дублер (т.е. у Соколова должность меняется), тогда подпись будет оформлена следующим образом:
Пример 7
Свернуть Показать
При штатном заместительстве полномочия по подписанию документа за гендиректора прописаны в трудовом договоре или должностной инструкции, потому они являются для дублера «родными». В подписи указывается его обычная должность:
Пример 8
Свернуть Показать
Пример 9
Свернуть Показать
Обратите внимание: в Примерах 1-9 должность указывается разная, но личный росчерк всегда соответствует его расшифровке в виде Ф.И.О.
Как видите, вариантов оформления подписи заместителя несколько. Не даст запутаться в них четкое понимание способа замещения отсутствующего руководителя.
...и гриф утверждения?
Аналогичная логика будет применяться и к реквизиту «Гриф утверждения»: дублер сможет утвердить документ, только если наделен соответствующими полномочиями. А какую должность указать в грифе утверждения в каждом из возможных случаев, вы теперь знаете. Впрочем, на практике, если документ, который нужно утвердить, может «потерпеть» до возвращения директора на работу, то принимается решение так и сделать. Объяснение простое: если в будущем понадобится использовать этот документ в качестве доказательства в суде или предоставлять его в контролирующие органы, одновременно придется доказывать, что утверждение совершено по правилам, и человек, расписавшийся в грифе, имел право это делать. Потому временные заместители утверждают только действительно неотложные проекты документов.
Можно ли использовать факсимиле?
Казалось бы, элементарный выход из ситуации. Директор будет через неделю, зато штамп с его подписью преспокойно лежит в сейфе помощника и доступен круглосуточно. Почему бы им не воспользоваться?
Если речь идет о подписании поздравительной открытки, приглашения на бизнес-ланч или почетной грамоты, то да - факсимиле воспользоваться можно. В отношении всех остальных, более важных документов, которые способны повлечь за собой экономические и правовые последствия, нужно помнить о ст. 160 ГК РФ:
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Пункт 2 статьи 160 «Письменная форма сделки» Гражданского кодекса РФ
Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
«Закон» такой порядок все еще не «предусмотрел», потому нужно специально договариваться с контрагентом об использовании факсимиле на документах, фиксирующих ваши отношения, и оформить это соглашение письменно. Иначе никакие клятвы и заверения, что директор лично по телефону распорядился поставить факсимиле на документе, не помогут. Только письменное соглашение - в виде краткого пункта или подробного описания в договоре (см. Примеры 10 и 11) либо в виде отдельного документа.
В отношении внутренних документов нужно заглянуть в положение о факсимиле, действующее в организации. А о штампе-факсимиле на кадровых документах даже речи не идет (здесь не может быть никаких соглашений, только личная подпись директора или уполномоченного должностного лица).
Пример 10
Свернуть Показать
Пример 11
Свернуть Показать
Если подписант указывается в тексте документа
Будьте внимательны - есть документы, в тексте которых указывается подписывающее их должностное лицо (не просто его должность, но и личность). Как правило, это делают в преамбуле. Она есть, например, в договорах и допсоглашениях к ним, важных документах об исполнении договоров (акты и др.), в доверенностях.
Это значит, что дублер должен фигурировать не только внизу документа (реквизит «Подпись»), но и вверху (в преамбуле, где и указывается основание полномочий подписанта):
Пример 12
Свернуть Показать
Если договор подписывал сам гендиректор, а в момент оформления допсоглашения к нему он отсутствует, то этот следующий документ может подписать и другое лицо, уполномоченное подписывать аналогичные договоры.
Когда нет возможности перепечатать проект документа
Итак, мы разобрались, где и как указывается должность при подписании документа дублером. Но что делать, если полученный проект документа с должностью и Ф.И.О. «основного» гендиректора исправить перед подписанием нереально? Зачеркивать устаревшие сведения и вписывать рядом новые?
Обратимся к устаревшим разъяснениям (т.к. ныне действующие этого момента вообще никак не проясняют).
Фрагмент документа
Свернуть Показать
«Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33)
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Данное положение дублировалось и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Однако в заменивших ее Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) оно отсутствует. Здесь говорилось о возможности внести исправления «чернилами или машинописным способом», хотя ничего не говорилось о зачеркивании.
Если же обратиться к общей юридической практике, то исправления в документах (не носящих финансового характера) делать допускается следующим образом (исправление должны подтвердить своими подписями все стороны документа - см. «!» в Примере 13, в данном случае приложение копии доверенности к договору обязательно):
Пример 13
Свернуть Показать
Если должность руководителя вакантна
Возможна ситуация, когда руководитель уволился (или его уволили), а постоянную замену ему еще не подыскали. Как быть в этой ситуации?
Свернуть Показать
Наталья Комова , эксперт журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
Возможность образования временного единоличного исполнительного органа предусмотрена в п. 4 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Это возможно, если директор либо отстранен от должности, либо не может исполнять свои обязанности. Вопросы образования подобного «временного правительства» отнесены к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) либо общего собрания акционеров. В любом случае порядок образования временного исполнительного органа должен быть зафиксирован в уставе общества.
Что следует делать в возникшей ситуации «безвластия»? Обязательно ознакомиться с этим порядком и привести штатное расписание в соответствие с уставом. То есть если в уставе сказано, что временным единоличным исполнительным органом является, допустим, «вице-президент», убедиться, что в штатном расписании такая должность присутствует и делать его первым лицом в АО.
Отметим, что в Законе об ООО нет подобного пункта.
Как грамотно это оформить с позиции трудового законодательства? Начнем с того, что не существует ни должности, ни тем более профессии «исполняющий обязанности». Такое определение вы не встретите ни в ТК РФ, ни в другом нормативном правовом акте сферы труда. Однако существует понятие «исполнение обязанностей временно отсутствующего работника» (в ст. 60.2, 151 ТК РФ). Ключевые для нас слова - «временно отсутствующий», то есть это тот случай, когда определенный человек занимает должность руководителя, но он временно отсутствует на рабочем месте по причине отпуска, болезни, командировки и т.д. Для этих ситуаций ТК РФ предусмотрел совмещение должностей (расширение зон обслуживания, увеличение объема работ), временный перевод либо заключение срочного договора. Если же должность руководителя вакантна, будут действовать иные правила.
Итак, должности «исполняющий обязанности» кого бы то ни было не существует. Кроме того, в п. 2 указано, что нельзя исполнять обязанности по вакантной должности. Исключение - должность, назначение на которую производится вышестоящим органом управления. И то в течение 2 месяцев вопрос о назначении на должность на постоянной основе должен быть решен. Данное исключение было актуально в период СССР, когда на высокие должности назначали «свыше». Сейчас оно может быть применимо к бюджетным учреждениям . Если вышестоящий орган назначил на вакантную должность временного исполняющего обязанности, то руководитель организации обязан не позднее месячного срока представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность. В свою очередь вышестоящий орган в месячный срок со дня получения документов должен сообщить руководителю о своем решении. Таким образом, временный исполняющий обязанности может оставаться в этом статусе не более двух месяцев: в итоге он назначается на должность постоянно либо в случае отрицательного решения ему должна быть предложена другая работа. При отсутствии соответствующей работы или отказе от предложения он освобождается от работы по основаниям, предусмотренным законодательством, например, по соглашению сторон.
Если на вакантную должность хотят временно назначить заместителя директора (или другого сотрудника организации), ТК РФ позволяет сделать это в порядке временного перевода сроком не больше 1 года (ст. 72.2 ТК РФ). И не забывайте уведомить налоговые органы о новом «временном» руководителе. Не позднее чем через 1 год должен быть решен вопрос о постоянном переводе бывшего заместителя на должность директора либо об обратном переводе его на прежнюю должность.
Для назначения человека «со стороны» потребуется заключение срочного трудового договора на должность руководителя. Еще раз повторяем: назначать на должность «исполняющего обязанности директора» нельзя, да и нет необходимости, ведь заключение срочного трудового договора уже предполагает временность такой работы.
Подробнее о проверке контрагентов при помощи поисковой системы на официальном сайте ФНС России читайте в статье «
И оформлять документы? Что это за понятия, что они обозначают? Чем отличается врио директора от ИО директора? На эти и другие вопросы будут даны ответы в статье.
Что такое врио?
Довольно часто бывают ситуации, когда начальник организации уходит в отпуск и свои обязанности передает кому-то из сотрудников. Возникает вопрос: как верно и правильно все оформить? Дело в том, что Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит четких формулировок о временном замещении исполняющего обязанности. Для начала стоит разобраться, что же такое врио.
Врио - она как "временно Врио представляет собой дополнительную работу, которую будет выполнять сотрудник организации с его официального согласия. Как правило, представляет собой приказ, где сотрудник оставляет свою подпись. Стоит также отметить, что дополнительные обязанности, возложенные на работника, не должны выходить за пределы рабочего дня. Это также регламентируется Трудовым кодексом РФ. При этом сотрудник врио получает заработную плату - свою основную и за фактически занимаемую должность.
Что такое и. о.?
И. о. - это исполняющее обязанности лицо. Им может быть любой сотрудник организации. Назначается он в соответствии с соглашением. Как правило, должность и. о. занимают люди, способные оптимально и эффективно исполнять обязанности начальства. И. о. становятся такие лица, как заместитель, старший помощник и др.
Оформлять должность и. о. можно несколькими способами. Вот два основных варианта:
- Приказ по предприятию, когда, как правило, не открывается свободная вакансия. По сути, начальство само назначает себя и. о.
- Приказ после собрания директоров или общего собрания. Такая ситуация возможна, когда есть вакантная должность. При этом решение о назначении кандидатуры на пост директора должно быть принято ровно за месяц.
Врио и и. о.: основные отличия
Наконец, стоит рассмотреть один из самых важных вопросов: чем отличается врио от ИО? Дифференциация этих двух понятий прописана в статьях 151 и 74 Трудового кодекса РФ. Правда, положения этих двух статей не совсем хорошо отточены на практике, из-за чего зачастую и возникают проблемы.
Как уже было сказано выше, основным отличием между двумя рассматриваемыми понятиями является способ выполнения обязанностей. Так, если врио - это лицо, замещающее начальника, то и. о. - это человек, полностью выполняющий все возложенные на него руководящие функции до определенного момента. При этом и. о. вполне может занять место начальника в дальнейшем. Врио же такой возможности не имеет.
Конечно, существует и множество других моментов, которые указывают на различия между понятиями. Регламентирует их, конечно же, Трудовой кодекс РФ. Что это за моменты? Об этом и будет рассказано далее.
Дополнительные отличия между и. о. и врио
Зачастую два рассматриваемых понятия позиционируются как синонимы. Это, конечно же, в корне неверно. Наверное, стоит более подробно рассмотреть отличия врио от ИО. В чем разница между этими двумя терминами?
- Обязанности. И. о. - лицо, которое, по сути, переводится на совершенно новую работу. Тем временем человек, временно исполняющий обязанности (врио), может и совмещать свои начальствующие функции с основной должностью.
- Временные рамки. Врио - это лицо, исполняющее обязанности ровно до того момента, как руководитель организации вернется. Лицо и. о. обязано занимать должность руководителя ровно до тех пор, пока не будет найден человек, который окончательно займет место начальника. Зачастую и. о. сам становится руководителем по истечении некоторого времени.
- Вакантное место. Врио - это временное назначение при отсутствии начальника, и. о. - когда руководителя нет вовсе.
Таким образом, разница между и. о. и врио не так уж и велика. Все дело, скорее, в формальностях для правильного заполнения документов.
Когда нужно использовать врио и и. о.
Рассматриваемые должности применяются далеко не всегда. Существуют определенные требования, согласно которым назначаются лица врио и и. о. Стоит подробнее разобрать, когда именно необходимо использовать данные термины.
Временное исполнение обязанностей применяется, когда начальник:
- болеет;
- ушел в отпуск;
- временно неспособен осуществлять свои должностные обязанности.
Исполнение обязанностей применяется, когда:
- должность руководителя свободна и идет поиск лица на это место;
- должность руководителя является выборной и какое-то время определенному лицу необходимо поработать в качестве и. о.
Наверное, могут быть и другие ситуации, в соответствии с которыми происходит назначение тех или иных лиц на должность и. о. или врио. Тем не менее все вышеперечисленные моменты прописаны в ТК РФ, из-за чего именно их и стоило указать.
Правильное оформление врио и и. о.
Проблемы с рассматриваемыми понятиями зачастую случаются из-за неверного их оформления. Сотрудники различных организаций не до конца разбираются в том, как именно нужно заполнять формы и. о. и врио. Как правильно писать и оформлять документы на исполнение обязанностей? Ответ на этот вопрос будет приведен далее.
На самом деле все довольно просто. В первую очередь все завит от того, кто именно является лицом, обязанности которого необходимо исполнять. Если это, например, генеральный директор, то так и пишется: "Врио генерального директора (далее ставится подпись) И. И. Иванов". То же самое, но с соответствующим оформлением, в случае если замещаются должности начальника, ректора и т. д.
Пример можно видеть на фото ниже.
Если же документ будет адресован иностранному лицу, то "врио" и "и. о." нужно заменить на соответствующие обозначения. На английском это будет выглядеть следующим образом:
- врио - Interim Director General;
- и. о. - Acting Director General.
Таким образом, вопрос о том, как писать врио и и. о., оказывается довольно простым.
Проблема с оформлением врио
Начальник уходит в отпуск, назначается врио. Но вдруг руководитель внезапно возвращается. Казалось бы, ничего страшного не происходит. Деятельность предприятия не парализуется, не расторгается. Но внезапно оказывается, что, хоть врио и был назначен директором, сам директор целиком зависим от общего собрания. Что делать с лицом врио? Как правильно поступить? Ведь происходит Исправить подобную ситуацию можно только в рамках самого предприятия. Однако стоит учитывать один важный момент: в Уставе организации обязательно нужно прописывать, что врио должен назначаться с согласия всего общего собрания, а не только директора.
В остальном же проблем возникнуть не должно. Стоит отметить, что конфузы с врио случаются гораздо реже, чем с и. о. В основном это связано с тем, что временное исполнение обязанностей какого-либо лица вовсе не означает прекращение деятельности самого руководителя.
Проблемы с оформлением и. о.
Зачастую происходит следующая ситуация: директор уволен или снят с должности, назначается лицо и. о. Через некоторое время оказывается, что директор восстановлен в должности, либо и вовсе никогда уволен не был. Что же делать в сложившейся ситуации? В этом случае придется повторить все процедуру заново. Нужно взять форму (P14001) и отправиться с ней в нотариат. После этого нужно зарегистрировать все произошедшие изменения в банке и налоговой инспекции. Получается, что ничего особенно страшного как будто бы и не происходит. Но помучиться некоторое время с документами, конечно же, придется.
Следующая конфузная ситуация, которая может возникнуть, - это окончание сроков и. о., когда человек на место начальника еще не найден. В принципе, ничего страшного в подобном происшествии нет. Как банки, так и налоговые инспекции спокойно идут на компромисс с организацией, соглашаясь продлить все необходимые сроки. Однако стоит всегда назначать человека на должность руководителя своевременно.
