Вам поручили вести табель учета, но по какой-то причине руководство не может обеспечить ваше рабочее место специализированным программным обеспечением. Это не значит, что никак нельзя облегчить ваш труд. Форму табеля Т-12 легко найти в интернете. Расчертить таблицу по образцу в Excel вполне посильно, не имея большого опыта. А составить формулы и автоматизировать работу вам поможет эта статья.

Не имеет смысла рассматривать здесь текстовую часть документа с перечислением кодов, которыми заполняется табель. Формулы нужны непосредственно в учетной части. О ней и поговорим. Но вначале проверьте, чтобы в параметрах Excel был включен автоматический режим вычислений (Файл - Параметры - Формулы - Вычисления в книге ), иначе вам придется без конца нажимать клавишу F 9 .

Формой табеля предусмотрено указание начала и окончания отчетного периода. Оформите этот раздел в верхней части документа. Затем нужно пронумеровать дни и выделить нерабочие. Это достаточно сложно, поэтому работайте поэтапно. Для начала отформатируйте ячейки, в которых будут видны даты:

• выделите ячейки за первую половину месяца, нажмите клавишу CTRL и выделите оставшиеся ячейки с датами;
• щелкните по значку открытия окна у группы Число и в открывшемся окне на вкладке Число выберите сначала Дата , затем Все форматы , в строке Тип введите ДД (это значит, что под номер дня отводится два символа, а месяц и год будут скрыты);
• подтвердите свои действия (ОК или ENTER ).

Теперь в ячейку, отведенную под первую дату месяца, введите ссылку на ячейку с началом периода: =В2 .

Во вторую ячейку с датой введите формулу, увеличивающую предыдущую на единицу: = D 4+1 .

Скопируйте эту формулу в оставшиеся ячейки первой половины месяца. Для второй половины месяца отличие будет только в формуле для начальной даты (= R 4+1 ), в остальных ячейках каждая предыдущая должна увеличиваться на единицу.

Отчетный период может быть разным: с 1 по 30, 31, 28 или 29. Начиная с 29 числа, дат может не быть, поэтому отредактируйте формулу в ячейке, соответствующей этой дате (=ЕСЛИ(AF4<$D$2;AF4+1;"") ), и скопируйте ее на оставшиеся дни.

Для того чтобы выделить среди полученных дат выходные и праздничные дни, можно использовать вспомогательную таблицу, созданную на втором листе. Все формулы видны на рисунке. Праздники в ней отмечаются вручную.

В табеле выделите первую дату месяца, откройте список у команды Условное форматирование , в нем выберите Управление правилами , в открывшемся окне создайте два правила (каждое с помощью кнопки Создать правило ). Обратите внимание, что ссылки на ячейку с форматируемой датой должны быть смешанными (перед буквой знак $ не проставляется).

Чтобы применить параметры к остальным датам, используйте кнопку Формат по образцу :

• выделите ячейку, для которой формат уже настроен;
• щелкните по кнопке;
• выделите все ячейке, у которых должны быть такие же параметры.

Ну, и наконец, оформите подсчет явок и неявок.

Явки и неявки проставляются ежедневно, итоги будут меняться соответственно, и к концу месяца табель готов.

Все рассмотренные в статье приемы доступны в различных версиях Excel. Вы можете воспользоваться ими как при составлении табеля, так и при оформлении других учетных документов.

Табель учета определен постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 (табель учета является обязательным для заполнения, но законом не предусмотрены жесткие рамки по форме документа). Устанавливается специализированная форма, которая заполняется кадровыми службами или же бухгалтерией. Данный документ необходим для того, чтобы четко контролировать и учитывать время, отработанное наемными работниками. Для бухгалтеров данная форма становится основой контроля правомерности всех видов начислений. Работникам кадрового отдела данный табель позволяет отслеживать явку сотрудников на закрепленные рабочие места по ранее установленному расписанию, которое включает в себя рабочие и выходные дни. Также табель помогает осуществлять наложение взысканий в случае, если тот или иной работник систематически нарушает данное расписание.

Табель позволяет контролировать опоздания, явки и неявки работников, то есть, является основой контроля соблюдения рабочего графика. При помощи табеля формируется возможность получить официальные сведения по вопросу отработанного времени каждого сотрудника. Соответственно, данный документ имеет немаловажное составление для специальной статистической отчетности и формирования оплаты труда.

Фактически, табель представляет собой проработанную форму документа, которая представлена в виде таблицы. В таблицу вносятся данные о сотрудниках, а также все данные, которые касаются его рабочего времени, явки и неявки, указываются причины неявки, и после, выводится общее количество тех дней, а также часов, которые были отработаны сотрудником в течение четко определенного периода времени. При заполнении документа используются кодовые обозначения оснований отсутствия на работе конкретных сотрудников. Законодатель определяет возможность разработки собственной формы данного документа, на основании которого должен осуществляться учет отработанного времени.

Форма табеля Т-13 не является обязательной, так как в 2013 году были внесены определенные коррективы в законодательные акты, которые определили, что работодатель может отказаться от использования данного документа. Но, в ч. 4 ст. 91 ТК РФ указывается, что все работодатели несут на себе обязательства составлять документ с учетом рабочего времени всех сотрудников. То есть, существует возможность создания собственного документа, заполнение которого будет удобно именно для сотрудников вашего предприятия. Традиционно на предприятиях используется форма Т-13.

Кто ведет Т-13 в организации?

В законодательстве не устанавливается, кто именно должен осуществлять ведение табеля рабочего времени. Но, правила ведения первичной документации определяют следующее:

• Табель должен вестись обязательно, и ведение осуществляет уполномоченное лицо;
• Руководитель отдельного подразделения обязан осуществить подписание документа, также он подписывается специалистом кадрового отдела;
• На основании табеля формируется начисление оплаты труда, соответственно, документ направляется в отдел бухгалтерии.

Уполномоченное лицо, которое осуществляет заполнение и ведение табеля назначается руководством, с описанием в трудовом соглашении всех обязательств по данному направлению. Также создается документ (приказ), в котором значится должность сотрудника, и его индивидуальные данные. На больших предприятиях в каждом отделе выбирается работник, который осуществляет процесс ведения учета реально отработанного времени всеми сотрудниками организации. На протяжении месяца работник заполняет бланк, после чего, предоставляет его начальнику отдела на изучение и подпись. Начальник в свою очередь передает документ кадровому сотруднику. Происходит сверка данных, заполняются другие необходимые документы, а табель передается в бухгалтерию, что позволяет правильно начислить оплату труда. В маленьких организациях, как правило, заполнение табеля осуществляется сотрудником кадрового отдела.

Порядок ведения формы Т-13

Каждый работодатель может самостоятельно курировать и контролировать порядок ведения документа. Лучше всего проработать руководство или же инструкцию, которая предоставит работнику четкие указания по всем вопросам составления документации первичного типа. А также станет основой выбора четко определенной формы учета реально отработанного времени (законом определены две основные формы документа - Т-12 и Т-13, также законодатель позволяет работодателю разработать собственную форму документа) и пр. В инструкции или же руководстве по составлению формы учета времени, которое фактически отработал сотрудник, лучше всего укать такие основные моменты:

1. Если предприятие крупное, то указать, что табель составляется по подразделениям. То есть, в каждом подразделении назначается отдельный сотрудник, который будет вести учет времени, отработанного работниками отдела;
2. Прорабатывается описание структуры выбора ответственного сотрудника, который будет осуществлять процесс ведения учета явки всех работников организации;
3. Составить описание всех дополнительных кодов, которые могут быть использованы для определения невыхода или же выхода сотрудника на трудовую деятельность (чаще всего, коды указывают на причину невыхода);
4. Определить полный порядок заполнения формы учета: указать, как отражаются факты присутствия/отсутствия, опоздания, причин невыхода и пр.;
5. Определить порядок, который поможет отражать данные выхода/невыхода в нестандартных ситуациях.

Способы заполнения формы Т-13, основные коды для заполнения табеля

Формируются различные варианты оформления формы по учету реально отработанного времени. Это может быть отражение всех данных за каждый день, причем, обязательно указываются данные, которые касаются присутствия или же отсутствия сотрудников. Есть также второй вариант заполнения документа, который предполагает указание исключительно отклонений от нормы. То есть, фактически, формируется описание неявок и опозданий.

Определяется два варианта кодов, посредством которых отражается информация в табеле. Напомним, что табель представляет собой специализированную таблицу, в которой просто невозможно указывать все данные в письменном варианте. Поэтому, существуют общепринятые коды, использование которых позволяет быстро и просто осуществлять заполнение табеля.

• Явка работника на рабочее место в четко определенный день будет отражаться буквой «Я», или же цифровым кодом 01;
• Стандартный вариант отпуска, который определен графиком организации, и считается ежегодным оплачиваемым, отмечается в табеле «ОТ», или же цифровым значением - 09;
• Если речь идет об отпуске, который предоставляется женщинам в процессе беременности и родов, то используется буквенное обозначение «Р», или же цифровое - 14;
• Если работник получает отпуск, который связан с уходом за малолетним ребенком, то указывается «ОЖ» или же 15;
• Отпуск, без предоставления оплаты, то есть, за собственный счет, отмечается «ДО» или же 16;
• Если работника отправляют в командировку, то указывается буква «К», а в цифровом значении отмечается, как 06;
• Если формируется неявка на работу, с учетом того, что обстоятельства данного события пока не известны, указывается «НН», в цифровом значении 30;
• Больничный в документе отражается как «Б» или 19.

В документе обязательно отражаются данные о работодателе. В заголовочной части нужно будет внести наименование организации, сведения о коде ОКПО. Кроме того, указывается наименование подразделения, если речь идет о табеле, который заполняется на четко определенный отдел предприятия. Указывается информация в виде даты и номера документа, то есть, на основании данной информации можно определить точный период составления документа.

Далее следует информация по работнику. Каждому работнику присваивается определенный табельный номер. Данный номер впоследствии используется для составления всех других внутренних документов на предприятии. Обязательно указывается информация о должности, индивидуальные данные работника (ФИО). На определенных предприятиях в данной графе также указывается информация о том, на основании чего работник был принят на предприятие, то есть, указываются данные приказа приема на должность.

В табеле указываются все данные о времени работы всех сотрудников (на каждого в отдельности). То есть, в графе на каждого сотрудника формируется ежедневное описание всех данных о явке, неявке, отпуске, выходном и пр. Все данные указываются в буквенном или же цифирном значении.

В документе также отражается итоговое количество отработанных на предприятии дней и часов, с учетом всех данных о рабочем времени, которые были указаны в табеле. Во второй и четвертой строке, которые расположены под строками с указанием присутствия на работе, определяется необходимость указания фактически отработанного времени в часах. Данные строки могут отсутствовать в документе, соответственно, их заполнение не считается обязательным.

В документе есть графа, в которую можно внести все данные о неявках. То есть, фактически, именно тут отражается информация, которая касается причин, которые стали основой отсутствия работника на своем месте в тот или же иной день. В документ вносится указание часов, которые работник отсутствовал на предприятии. Также указывается, какое количество дней работник отсутствовал по той или же иной причине (например, работник в течение десяти дней не работал, 4 дня в связи с рабочей командировкой, и 6 дней в связи с отпуском за собственный счет).

После составления формы Т-13 ответственным сотрудником, обязательно осуществляется процесс подписания документа, что фактически делает его юридически значимым, и после делает его своеобразным основанием для начисления средств, в виде оплаты труда. Документ подписывается ответственным лицом, руководителем подразделения, а также сотрудником кадровой службы.

В табеле контроля времени работы непременно указывается отпуск. В данном случае, определяется, какой именно вид отпуска предоставлен, и указываются даты, когда человек находится в данном отпуске. Существуют различные буквенные обозначения, которые вносятся в документ. Стандартный вариант - очередной отпуск, отмечается «ОТ», если же речь идет о дополнительном отпуске, который будет оплачен работодателем, то проставляется «ОД». Если отпуск не оплачивается, то указывается «ДО». Нередко, работники осуществляют параллельное заочное обучение, и на период учебы - сессии, предоставляется оплачиваемый отпуск, который в документах отражается «У». Бывают ситуации, когда работник посещает обучение, но остается выполнять свои прямые обязанности на фирме или же предприятии, в данном случае, предусмотрено использовать сокращенный рабочий день, а в табеле учета такой факт отражается в виде буквенного значения «УВ». Отпуск, который связан с родами, а также беременностью, указывается в виде значения «Р», по уходу за ребенком «ОЖ». Также отпуск в определенных случаях предоставляется без оплаты, и в данном случае, формируется буквенное значение «ОЗ».

Как отмечается отсутствие на рабочем месте?

Для указания временного отсутствия на работе также предусмотрен определенный код. Все данные в табеле указываются в буквенном варианте, что позволяет работникам бухгалтерии четко определить все нюансы расчета заработной платы, и обязательно отпускных выплат и выплат по больничному листу. Если человек не вышел на работу, но предоставил сведения о том, что он болеет, то временная нетрудоспособность при таком условии указывается буквой «Б». Бывают ситуации, когда происходит отстранение от исполнения профессиональных обязанностей. В табеле проставляется «НБ». Если предприятие не выплачивает зарплату, то работник имеет право не осуществлять посещение своей работы, и не исполнять установленные трудовым соглашением обязательства, в соответствии с предусмотренными нормами законодательства. Такой факт в табеле отражается буквами «НЗ», что фактически свидетельствует о приостановке работы, по причине неисполнения работодателем всех своих обязанностей по оплате выполненной работы. Если отстранение от исполнения профессиональных обязанностей осуществляется с начислением оплаты от работодателя, то в данном случае указывается значение «НО», что позволяет бухгалтерам осуществлять начисление суммы оплаты трудовой деятельности, с учетом того, что работник не присутствовал в течение определенных рабочих дней.

Как в табеле отмечается простой?

Непременно нужно отметить, что существует на предприятиях такое понятие, как простой. То есть, фактически, работник присутствует на своем рабочем месте, тем не менее, определенные рабочие процессы не осуществляются. В данном случае, в трудовом соглашении изначально вносятся данные, которые определяют структуру начисления оплаты труда в случае, если простой осуществлен по вине работника, работодателя или же в связи с причинами, которые не зависят от работника или же работодателя. В табеле также проставляются данные, которые касаются простоя. Если он сформирован по вине работника, указывается «ВП», если прослеживается вина работодателя, указывается «ВР», если же простой сформирован другими факторами, то указывается «НП».

В соответствии с ТК РФ, работники должны получать выходные. Тем не менее, в определенных случаях выходные дни не припадают на выходные сотрудника, иными словами, сотрудникам приходится работать и в выходные дни, но по повышенной ставке. Законом установлено, что сотрудник, работающий в праздничные и выходные дни, получает более высокую оплату. Если формируется невыход на работу по причине выходного, в табеле указывается «В», если выходной неполный, указывается «НВ». Также работодатель может предоставить дополнительный выходной, который будет указан в табеле «ОВ», если он будет оплачен. Если же дополнительный выходной не оплачивается, он отражается в документе буквами «НВ».

Нестандартные ситуации при заполнении табеля

Бывают нестандартные ситуации, когда специалисты не знают, как правильно отметить те или же иные значения в табеле учета. Например, рассмотрим ситуацию, когда работник заболел в момент ежегодного отпуска. В законодательстве установлено, что в случае, когда рабочий заболел в отпуске, то формируется больничный лист, а также осуществляется продление отпуска на четко установленный срок, который определен больничным листом при его наличии. В табеле же проставляется «Б», вместо «ОТ». Если же после отпуска работник не вышел на работу, то ставится «НН», то есть, указывается на то, что осуществлена неявка по неизвестной причине. После того, как будут предоставлены документы, которые определяют наличие уважительной причины неявки, например, предоставят больничный лист, в табеле вместо «НН» проставляется «Б».

Где можно найти коды для заполнения формы Т-13?

При оформлении формы Т-13 используются именно буквенные значения. Так как указывать все словами, просто нереально. Чаще всего используются уже разработанные дополнения, в виде кодов, которые предоставлены в приложении 1 к официальному приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Впрочем, руководитель может разработать собственные значения кодов. В данном случае, составляется специальное дополнение к инструкции по оформлению табеля, в виде достаточно простой таблицы.

В чем отличия формы Т-13 и Т-12?

Как вы уже знаете, существуют две проработанные формы документа, и законодатель не ограничивает работодателя в выборе формы, которую можно заполнять в процессе учета рабочего времени. Указанные формы практически идентичны, но все же имеются определенные различия. Практика показывает, что современные работодатели чаще всего отдают предпочтение форме Т-13, так как она более проста в составлении.

Различия форм:

1. В форме Т-12 также присутствуют графы по дням месяца, которые относятся к четко определенному сотруднику, но данные строки расположены в горизонтальном направлении. Что касается формы Т-13, то там они разделены на две части и находятся параллельно. То есть, фактически, в форме Т-13, вы указываете все данные о посещении работы в первых строках, во вторых строках указывается количество всего рабочего времени в часах. Это более удобно;
2. Также нужно сказать о том, что на каждого сотрудника в форме Т-13, по вопросу причин отсутствия на рабочем месте отведены четыре строки, что позволяет контролировать все нюансы прогулов и наличие уважительных причин. В форме Т-12 тоже такие данные отражены, но на них отводится всего лишь две строки;
3. В форме Т-13 присутствует итоговая часть, которая не отражена в форме Т-12. Фактически, в первом варианте отражается не только информация о явках и неявках каждого сотрудника, но также коды видов оплаты, что позволяет быстро сориентироваться бухгалтерам в вопросе начисления оплаты выполненной работы.

В указанной форме есть специальный отдел, который отражает в себе все данные по начислению средств, в качестве оплаты деятельности, с учетом отработанного времени, отпускных, неявок и пр. То есть, фактически, посредством указания всех данных по учету общего рабочего времени, формируется возможность правильного и достаточно быстрого начисления денежных средств в бухгалтерии. В документе обязательно указываются коды денежной выплаты. Данные коды указываются исключительно в цифирном значении:

• 2000 - начисленная заработная плата, предоставленная в виде оплаты труда;
• 2012 - сумма отпускных выплат, которая определена графиком очередного отпуска на каждого сотрудника.

В данном разделе также обязательно указывается корреспондирующий счет, то есть, специализированный счет, с которого осуществляется списание всех затрат на оплату деятельности.

Также указывается количество проработанных дней или же часов, с учетом определенного вида оплаты труда. Например, вносятся стандартные рабочие часы (дни явки), вносится информация по командировочным и отпускным. Обязательно указывается код вида оплаты, и номер счета, с которого будет осуществлен процесс зачисления проплаты для тех или же иных рабочих часов сотрудника.

Выводы

Табель - обязательный документ, который должен заполняться на любом предприятии. Ведь именно на основании данного документа осуществляются такие процессы:

• Контроль работы всех специалистов на предприятии;
• Контроль своевременного посещения рабочего времени;
• Контроль отработанных часов, с учетом формирования возможности правильного начисления заработной платы.

Другими словами, табель представляет собой документ, при использовании которого руководитель получает все необходимые данные об ответственности работников и исполнения ими условий трудового соглашения, а также штатного расписания. А бухгалтера на основании данного документа получают возможность правильно осуществить расчет оплаты труда, для следования всем нормам трудового законодательства.

Законодатель не устанавливает жестких требований по составлению формы надлежащего учета рабочего времени, но определяет необходимость данного учета. Есть две разработанные формы, все нюансы которых мы рассмотрели с вами выше, фактически, вам остается только изучить данную информацию, чтобы научиться составлять документ самостоятельно. Следует также отметить наличие специализированных программ, которые позволяют осуществлять процесс учета рабочего времени в упрощенном режиме, для изучения нюансов и особенностей таких программ, мы предлагаем вам просмотреть данный видеоматериал.

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

• учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
• контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
• иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто ведет табель в организации

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

• табель рабочего времени на 2019 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
• подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
• после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Заполнение табеля рабочего времени

Применяются два способа заполнения табеля:

• сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
• заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

• 8 цифр для юрлиц;
• 10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

• Номер документу присваивается по порядку.
• Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

• Порядковый номер в табеле.
• Фамилия и должность работника.

• Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

• Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
• В — выходной;
• К — командировка;
• ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

• В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

• В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

• 2000 — зарплата (оплата труда);
• 2012 — отпускные.

• Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

• В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

• 3 дня — в связи с командировкой;
• 10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

• сотрудник, ответственный за ведение;
• руководитель отдела;
• кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

• какой именно вид отпуска проставлять;
• период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
• каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

	очередной оплачиваемый отпуск
	дополнительный оплачиваемый
	административный (без сохранения ЗП)
	учебный с сохранием ЗП
	учебный без отрыва от производства (сокращенный день)
	учебный без сохранения ЗП
	по беременности и родам
	по уходу за ребёнком до 3 лет
	без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях
	дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Отсутствие на рабочем месте:

	временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия
	временная нетрудоспособность без выплаты пособия
	сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях
	вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)
	неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей
	прогул без уважительных причин
	режим неполного рабочего времени
	выходные и праздничные нерабочие дни
	дополнительный оплачиваемый выходной
	дополнительный неоплачиваемый выходной
	забастовка
	невыясненная причина неявки
	простой по вине работодателя
	простой по не зависящим ни от кого причинам
	простой по вине работника
	отстранение от работы (оплачиваемое)
	отстранение без сохранения ЗП
	приостановка работы при задержке ЗП

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/):

Заполненный образец табеля рабочего времени

ТК РФ обязывает работодателей вести учет времени, отработанного сотрудниками (ст. 91 ТК РФ). Унифицированная форма Т-13 «Табель учета рабочего времени» предусмотрена именно для этого (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). В ней отражаются сведения о явках и неявках (по разным причинам) сотрудников на работу, а также количество фактически отработанного ими времени. Благодаря табелю работодатель может отследить соблюдение работником установленного режима рабочего времени.

Если большая часть сотрудников работает в одном режиме рабочего времени, то кадровая служба организации (или бухгалтерия) может вести единый табель для всех работников. Если же подразделения компании работают в разных режимах, то в каждом из них может вестись свой табель учета. Делает это уполномоченное лицо, а затем передает сведения в отдел кадров и/или бухгалтерию. Заработная плата работникам должна начисляться с учетом данных, указанных в табеле.

Отметим, что применение формы Т-13 коммерческими организациями не обязательно. В компании может быть разработана и своя форма, но она должна быть утверждена руководителем (Письмо Роструда от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1 , ч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Заполнение формы Т-13

Форма Т-13 может быть заполнена двумя способами: либо в ней методом сплошной регистрации фиксируются все явки и неявки работников, либо указываются только отклонения от общеустановленного режима работы (неявки, сверхурочная работа и т.д.). Для этого используются специальные коды (Указания по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

В графе 4 табеля для каждой даты месяца отведено 2 ячейки: в верхней проставляется код, обозначающий явку или неявку сотрудника, в нижней - количество отработанного им времени в этот день. Если работник на работе отсутствовал (был в отпуске, командировке и т.д.), то нижнюю ячейку оставляют пустой.

Условные обозначения - коды - приведены на титульном листе формы N Т-12. Они бывают двух видов: буквенные и цифровые. Работодатель может использовать либо те, либо другие по своему усмотрению. К примеру, продолжительность работы в дневное время обозначается кодом «Я» или «01», ежегодный основной оплачиваемый отпуск - кодом «ОТ» или «09», а служебная командировка - кодом «К» или «06».

Здесь размещены шаблоны табеля учета рабочего времени в Excel . В шаблонах производится автоматический подсчет рабочих часов и минут .
Автоматически устанавливаются дни недели в зависимости от месяца . Например: в феврале месяце первое число приходится на субботу. Вы ставите в ячейке, под цифрой "1" обозначение "Сб", нажимаете "Enter" и все дни недели поменяются на правильные дни недели в этом месяце.
Ставить часы и минуты работы в табеле нужно через двоеточие. Так настроены ячейки, чтобы правильно считать время. Например: 8:15 .
Подробнее смотрите в статье "Как посчитать время в Excel".
Для скорости заполнения табеля, можно заполнить первую строку, затем копировать вниз по табелю, вносить поправки по больничным листам, отпуску, др.

Нам приятно, что наши бланки - программы помогают вашей работе. Наша читательница Вера дополнила наш бланк "Табель учета рабочего времени" такой формулой.
=ЕСЛИ(C$9="Пт";6;ЕСЛИ(ИЛИ(C$9="Сб";C$9="Вс");"В";8))
Эту формулу можно установить в ячейки С10:AG54. Сначала в этих ячейках и в столбце H10:H54 (итого часов, минут) нужно установить общий формат ячеек. Эта формула будет автоматически ставить в табеле часы работы с понедельника по четверг - по 8 часов, в пятницу - 6 часов. Количество часов в формуле можно изменить.
Этот бланк с формулами можно сохранить шаблоном. При необходимости можно вручную менять количество отработанных часов по конкретному человеку.
Табель настроен так, что распечатывается на одной странице листа формата А4. Если, для кого - то это мелко, можно изменить настройки.
Как настроить таблицу для печати, смотрите в статье "Печать в Еxcel" .
В табеле можно производить изменения, корректировки шаблона. Можно в новом столбце установить формулу, которая будет умножать время на деньги. Смотрите "Как умножить время на число в Excel".
Шаблон табеля учета рабочего времени в Excel скачать (rar).
В следующем табеле две строки на одного человека, чтобы считать отдельно дневные и ночные часы .
Скачать шаблон (rar).
Как сделать табель рабочего времени, табель дежурств, отпусков, т.д., смотрите в статье "Табель рабочего времени в Excel" .
Такой автоматический гарфик смен можно скачать .
Можно сделать несколько разных бланков в одной книге Excel, соединить их формулами, получится программа в Excel . Смотрите образец такой программы в статье "Табель, ведомость, расчетный лист в Excel" .
Как самим установить автоматическую смену дней недели, в зависимости от месяца, смотрите в статье "День недели по дате Excel ".
Можно в таком бланке установить ссылки, по которым можно будет перейти в другую таблицу на другом листе с полными данными конкретного сотрудника. Какими способами сделать такие ссылки, смотрите в статье "Гиперссылка в Excel на другой лист" .
Можно самим сделать любую программу. Какие возможности Excel можно использовать для этого, смотрите в статье "Как создать программу в Excel" .
Как расчитать комиссионные и премию сотрудникам, читайте в статье "Функция сравнения в Excel" .
Как копировать готовый бланк из Word в Excel, смотрите в статье "