Нужен ли приказ на командировку. Документальное оформление служебной командировки. Работник остался в отпуске в месте командировки

Служебные командировки: новое в документальном оформлении в 2015 году (Орлова Е.)

Дата размещения статьи: 20.03.2015

С 2015 г., отправляя работника в служебную командировку, не нужно оформлять командировочное удостоверение, а также составлять служебное задание и отчет командированного о выполненной работе. Это долгожданное событие не только для самих командированных работников, но и для тех, кто эти командировки администрирует. Оно позволит сократить количество документов, необходимых для оформления командировки и подтверждения командировочных расходов, а также облегчит жизнь огромному количеству работников российских компаний, которые часто ездят в командировки, снизит нагрузку на бухгалтеров.

Причины сокращения количества документов для оформления командировки

Документальное оформление служебных командировок работников до недавнего времени было достаточно трудоемким из-за необходимости оформления большого количества документов перед командировкой, после нее, а также документов, подтверждающих сами командировочные расходы. Необходимость оформления командировочного удостоверения ранее была установлена п. 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (документ утратил силу согласно Приказу Минфина России N 147н, Минтруда России N 1044 от 15.12.2014) и п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749). Командировочное удостоверение было основным документом, подтверждающим время пребывания работника в служебной командировке (за исключением случаев, предусмотренных п. 15 Положения N 749), в нем содержались сведения о дате приезда, пункте назначения, дате выезда из него.
Командировочные удостоверения использовались при совершении служебных поездок по территории России. В зарубежных командировках удостоверения хождения не имели, так как при въезде и выезде пограничные органы и так проставляют отметки о пересечении госграницы. Исключение составляли командировки в страны СНГ, с которыми у России заключены межправительственные соглашения, не предусматривающие соответствующих отметок о пересечении границы. В каждом пункте назначения (например, в отеле, где останавливается сотрудник во время поездки, или в принимающей организации) в командировочном удостоверении делались отметки о времени его прибытия и выбытия, которые должны были быть заверены подписью ответственного должностного лица и печатью.
В международной практике (например, в государствах, входящих в зону Евросоюза) применение формы командировочного удостоверения как при командировках внутри территории Евросоюза, так и при командировках в другие государства, не входящие в зону Евросоюза, не предусмотрено. Порядок оформления командировочных удостоверений был сопряжен с рядом сложностей, которые связаны, например, с тем, что ответственное должностное лицо, которое должно заверить прибытие и выбытие работника в отеле, в нужный день могло отсутствовать. Кроме того, у российских компаний (в частности, занимающихся дизайном, ландшафтными работами, клинингом и пр.) проблемы с внесением сведений и отметок о пребывании в командировочные удостоверения возникали, если принимающей стороной выступало физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, при выполнении работ на садовых участках, в загородных домах частных лиц, а также при направлении в командировки сотрудников для рассмотрения и урегулирования жалоб клиентов - физических лиц. В таких случаях контролирующие органы признавали: при невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности: приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку; служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении; проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения; счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования, если такой порядок документального оформления командировочного удостоверения был закреплен внутренним локальным документом организации (Письма Минфина России от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7, Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291 (п. 4)).
Из-за неправильно оформленных командировочных удостоверений налоговые органы могли не принять командировочные расходы в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 19.11.2009 N 03-03-06/1/764, от 14.09.2009 N 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890, размещено на сайте http://www.nalog.ru, УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 N 16-15/113462@, от 30.11.2009 N 16-15/125486, Постановление ФАС Дальневосточного округа от 30.12.2013 N Ф03-6433/2013). В то же время ряд судов исходил из того, что подтверждение командировочных расходов не связано исключительно с наличием командировочных удостоверений (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.10.2011 по делу N А27-16987/2010, ФАС Московского округа от 11.04.2011 N КА-А40/1664-11-2 по делу N А40-95779/09-112-695, от 07.09.2010 N КА-А40/10200-10-2 по делу N А40-106307/09-4-729, ФАС Северо-Кавказского округа от 11.12.2007 N Ф08-8181/07-3044А по делу N А32-1337/2007-48/22).
Необходимость оформления служебного задания, указывающего на цель командировки работника, а также отчета о выполненной работе (документов, которые обязательно сопровождали командировочное удостоверение) ранее была установлена п. 6 и абз. 2 п. 26 Положения N 749.
Отмена форм командировочного удостоверения, служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении обусловлена тем, что содержание этих документов во многом дублирует содержание приказа (распоряжения) о направлении работников в служебную командировку и их оформление (заполнение) требует дополнительных трудозатрат.
До 2015 г. контролирующие органы придерживались позиции, согласно которой составление двух документов (приказа о направлении в командировку и командировочного удостоверения) одновременно, имеющих одно и то же назначение, не было обязательным. Они разъясняли, что наличие и оформление приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении определяются внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не являются обязательными (Письма Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169, от 24.10.2006 N 03-03-04/2/226, от 26.12.2005 N 03-03-04/1/442, ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890, УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 N 16-15/113462@).
Отмена командировочных удостоверений и упрощение порядка подтверждения командировочных расходов предусмотрены п. 10 разд. IV Плана мероприятий ("дорожной карты") "Совершенствование налогового администрирования", утвержденного Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 N 162-р. Во исполнение этого документа Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 (вступило в силу с 08.01.2015) отменены п. п. 6, 15, абз. 3 п. 26, а также внесены изменения в п. 7, абз. 1 п. 19, абз. 2 п. 26 Положения N 749, согласно которым при направлении работника в служебную командировку не нужно оформлять такие излишние документы, как:
- командировочные удостоверения;
- служебные задания и отчеты о выполненной работе в командировке.
Начиная с указанной даты фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.
В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевым листом, счетом, квитанциями, кассовыми чеками и др.). Таким образом, Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 минимизировало количество документов, подтверждающих факт нахождения в командировке и произведенных организацией в этой связи расходов, и существенно упростило документооборот по служебным командировкам.
Отмена командировочного удостоверения также повлияет на страховые взносы. Ранее Минтруд России в Письме от 07.10.2013 N 17-4/1647 разъяснял, что выплаты работнику за служебную поездку надо облагать страховыми взносами, если организация не оформила командировочное удостоверение. Правда, судьи считали, что не надо платить страховые взносы с расходов на служебную поездку, если в командировочном удостоверении нет отметок о прибытии и выбытии (Постановление АС Центрального округа от 09.10.2014 по делу N А64-234/2014). Теперь ситуация изменилась в пользу работодателей, поэтому и судебных споров больше не будет.
Если у работника или работодателя возникли какие-либо вопросы и неясности по поводу требований к документальному оформлению служебных командировок, они могут обратиться за разъяснением в Роструд в соответствии с Административным регламентом предоставления Федеральной службой по труду и занятости государственной услуги по информированию и консультированию работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утвержденным Приказом Минтруда России от 03.09.2014 N 603н.

Проблемы терминологии при документальном оформлении командировок

Документальное оформление служебных командировок в организациях осуществляется в соответствии с трудовым законодательством, а именно согласно нормам ч. 2 ст. 166 ТК РФ, Положения N 749 в редакции Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595, Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н (далее - Порядок N 739н). Налоговый кодекс РФ не регулирует порядок оформления первичных учетных документов (Письмо Минфина России от 10.12.2014 N 03-02-08/63607), в том числе при оформлении служебных командировок.
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации (ч. 2 ст. 166 ТК РФ).
Работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (абз. 2 п. 3 Положения N 749 в редакции Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595).
Анализ приведенных норм свидетельствует о наличии разницы, которая состоит в следующем: с 08.01.2015 работники должны направляться в командировки на основании решения (а не распоряжения) работодателя.
То есть на уровне закона (ч. 1 ст. 166 ТК РФ) говорится о распоряжении работодателя, а на уровне федерального подзаконного нормативного правового акта (абз. 2 п. 3 Положения N 749 в ред. Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595) - о решении работодателя.
Часть 7 ст. 5 ТК РФ указывает на то, что постановления Правительства РФ, содержащие нормы трудового права, не должны противоречить Трудовому кодексу РФ, иным федеральным законам и указам Президента РФ. Отсюда следует, что положения ч. 1 ст. 166 ТК РФ имеют большую юридическую силу, чем абз. 2 п. 3 Положения N 749 в новой редакции. Естественно, возникают вопросы: в связи с чем произведена замена термина "распоряжение" на термин "решение", означает ли, что термин "решение работодателя" - понятие более широкое, чем "распоряжение работодателя"?
И приказы, и распоряжения, и решения относятся к организационно-распорядительной документации (абз. 1 разд. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, п. п. 1.3, 3.6 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденных Росархивом). Однако ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (класс 0200000 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации"), но к этому классу приказ (распоряжение) или решение о направлении работника в командировку не относятся. Ранее приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку относился к классу 0300000 "Унифицированная система первичной учетной документации", подкласс 0301000 "Документации по учету труда и его оплаты" (коды по ОКУД 0301022, 0301023).
Согласно п. 2.1.4 Государственной системы документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, одобренной коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, утвержденной Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 N 33, решения, приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Такой организационно-распорядительный документ, как решение, обычно используется при необходимости издания решения коллегиального органа (правления, дирекции, совета директоров). Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов. В нормах Трудового кодекса РФ нет общего правила использования терминологии, которое установлено в п. 1 ст. 11 НК РФ: упомянутые в Налоговом кодексе РФ термины и понятия используются в том значении, в котором они определены самим НК РФ; а если НК РФ эти понятия не раскрывает, можно использовать их в том значении, в каком они применяются в других отраслях законодательства РФ. То есть ТК РФ не расшифровывает, что же понимается под управленческим решением работодателя: приказ, распоряжение, указание, локальный нормативный акт, резолюция руководителя или иные распорядительные надписи на входящей или внутренней документации, другие акты работодателя, выраженные в соответствующей форме.
В числе статусных прав работодателя, перечисленных в ст. 22 ТК РФ, не указано право работодателя на принятие управленческих решений, там говорится только о его праве принимать локальные нормативные акты, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями (абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ). Несмотря на это, управленческими правами принятия именно решений в сфере труда работодатель обладает через нормы как гражданского законодательства (п. п. 1, 2 ст. 1 ГК РФ), корпоративного законодательства (п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах"), так и через нормы Трудового кодекса РФ, но без расшифровки самого понятия "решение работодателя" (ч. 1 ст. 71, п. 9 ч. 1 ст. 81, ч. 1 ст. 82, п. 6 ст. 86, ч. 3 ст. 137, ст. 181.1, ч. 2 ст. 217, ч. 2 ст. 229.3, ч. 3 ст. 235, ч. 1 ст. 247, ст. 371, ст. ст. 372, 373, 374, ч. 3 ст. 398, ст. 400, ч. 4 ст. 404 ТК РФ, но эти нормы не касаются командировок). Как сказано выше, в отношении командировок сохранен термин "распоряжение" (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).
Анализ перечисленных норм ТК РФ позволяет сделать вывод, что термин "решение работодателя", по мнению автора, - это понятие более широкое, чем термин "распоряжение", и применительно к командировкам такое решение (в какой бы форме оно не принималось - в форме приказа, распоряжения, резолюции) должно быть только письменным, а не устным. Но окончательно прояснить этот вопрос помогут только разъяснения Минтруда России.

Документы для командировок в 2015 году

Для возмещения командировочных расходов работнику, направленному в служебную командировку, а также для признания таких расходов в целях исчисления налога на прибыль командировочные расходы необходимо документально подтвердить (ст. 167, ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения N 749, ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При направлении работника в командировку работодателю нужно:
1. Издать приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, абз. 2 п. 3 Положения N 749). В этом документе нужно указать такие реквизиты, как:
- фамилия, имя, отчество и должность работника;
- место назначения командировки (страна, город, организация);
- срок командировки (количество календарных дней);
- даты начала и окончания командировки;
- цель командировки;
- служебное поручение работнику (до 08.01.2015 оно указывались служебном задании для направления в командировку). Включение этого реквизита в приказ целесообразно для того, чтобы не было налоговых споров по поводу обоснованности служебной поездки и экономической оправданности командировочных расходов.
Как известно, с 01.01.2013 коммерческие организации могут по своему усмотрению составлять такой приказ по унифицированным формам N N Т-9, Т-9а, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, или по самостоятельно разработанной форме, утвержденной руководителем, при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012). Использование форм N N Т-9, Т-9а в 2015 г. вряд ли целесообразно, потому что из них придется исключить, во-первых, упоминание о служебном задании в строке "Основание (документ, номер, дата), где до 08.01.2015 указывались реквизиты служебного задания, во-вторых, включить реквизит "Служебное поручение работнику". Поэтому лучше разработать и утвердить свою форму приказа о направлении работника в командировку. Выписывать командировочное удостоверение (независимо от места командирования на территории России, некоторых стран СНГ), составлять служебное задание для работника начиная с 08.01.2015 не нужно.
2. Акт выезда работника отразить в журнале учета работников, выбывающих в командировку (п. 8 Положения N 749, п. п. 1, 2 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденного в Приложении N 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н).
Форма этого документа установлена в Приложении N 2 к Приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н. В этом журнале надо указать следующие сведения:
- фамилию, имя, отчество командированного работника;
- в прежнем реквизите "дата и номер командировочного удостоверения" поставить прочерки (из-за отмены командировочного удостоверения);
- наименование организации, в которую командируется работник, и пункт назначения.
В связи с выходом Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 Минздрав России скоро утвердит новую форму журнала, а пока нужно пользоваться старой.
3. Дни командировки работника отмечать в табеле учета рабочего времени (унифицированные формы N N Т-12, Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, или самостоятельно разработанная форма), в котором каждый день пребывания работника в командировке отображается кодом "К" или цифровым обозначением "06" без указания количества отработанных часов (ч. 4 ст. 91, ст. 167 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291 (п. 2)). А если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами (п. п. 5, 9 Положения N 749, п. 2 Письма Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291):
- "К" (или "06"), которым обозначаются дни отсутствия работника на рабочем месте по причине командировки. При этом количество отработанных часов не проставляется;
- и дополнительно - код "РВ" (или "03"), которым отмечают работу в выходной день. Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, только если работодатель давал работнику указание о продолжительности работы в командировке в выходной день.
Это логично, поскольку за все дни нахождения в командировке, обозначенные в табеле учета рабочего времени кодом "К" (или "06"), работнику выплачиваются суточные (ст. 168 ТК РФ). Также за дни командировки, совпадающие с рабочими днями по графику на основной работе, за ним сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ, п. 9 Положения N 749).
Поскольку отработанные в командировке дни, совпадающие с рабочими днями на основной работе, и дни, совпадающие с выходными и праздничными днями, оплачиваются по-разному (ст. ст. 167, 153 ТК РФ), последние в табеле учета рабочего времени необходимо обозначать кодом "РВ" ("03"). Вместе с тем, если поставить только код "РВ" ("03"), это может привести к тому, что суточные за отработанный выходной день в командировке ошибочно работнику не будут выплачены. При таком документальном оформлении в целях налогообложения прибыли проблем с признанием расходов на оплату труда в командировке в выходные дни у организации не возникнет (п. 1 ст. 252, п. 3 ст. 255 НК РФ, ст. 153 ТК РФ, Письмо ФНС России от 20.08.2014 N СА-4-3/16564 - размещено на сайте http://www.nalog.ru/ в разделе "Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами). После выхода Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595, внесшего изменения в Положение N 749, некоторые компании задумались о сохранении в своих внутренних правилах документооборота ранее действовавших правил оформления командировок, а именно для целей внутреннего контроля, для предотвращения споров с работниками и проверяющими из ГИТ, ИФНС, ФСС, ПФР по-прежнему оформлять командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты о выполненной работе в командировке. При принятии такого решения следует помнить, что нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

Пример. Достаточно распространенная ситуация, когда командированный работник забыл проставить отметку (отметки) о выбытии в командировочном удостоверении. В таких случаях до 08.01.2015 практика документооборота складывалась так: сотрудник бухгалтерии или отдела кадров настаивал, чтобы такой работник отправил по почте (услуга платная) командировочное удостоверение в место командирования для получения соответствующей отметки о выбытии, получил ее и принес работодателю. В условиях действия новой редакции п. 7 Положения N 749 (пп. "в" п. 2 Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595) это приведет к трудовым спорам.

По возвращении из командировки работодателю необходимо иметь следующие документы:
1. Утвержденный руководителем организации авансовый отчет командированного работника об израсходованных суммах по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, или самостоятельно разработанной форме (п. п. 7, 26 Положения N 749, абз. 2 п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства").
2. Приложенные работником к авансовому отчету оправдательные документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения N 749). Это следующий пакет документов (см. таблицу). Если оправдательные документы, подтверждающие командировочные расходы, составлены на иностранных языках, может потребоваться их построчный перевод на русский язык. В отношении перевода проездных билетов есть особенности. В том случае, когда авиабилет выписан на иностранном языке, для подтверждения расходов на проезд нужно перевести на русский язык некоторые реквизиты билета: Ф.И.О. пассажира, направление, номер рейса, дату вылета, стоимость билета. Перевод не нужен, если агентство по продаже авиаперевозок выдало справку на русском языке, в которой содержатся все указанные выше сведения (Письма Минфина России от 24.03.2010 N 03-03-07/6, от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168, от 14.09.2009 N 03-03-05/170). Электронный авиабилет не нужно переводить на русский язык (Письмо от 26.04.2010 N ШС-37-3/656@).

Таблица

Документы, прилагаемые к авансовому отчету командированного работника

Группы документов

Конкретные виды документов

Документы о найме жилого помещения

счета гостиниц, включая стоимость проживания, а также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами)

Проездные и сопутствующие документы, подтверждающие период командировки, а также дату пересечения границы (при использовании самолета, поезда, автобуса)

авиа- и/или железнодорожные билеты на бумажных носителях, включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети, а также документы, подтверждающие оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей

проездные билеты на автобус, подтверждающие дату начала и окончания поездки

Документы, подтверждающие период командировки, а также дату пересечения границы при использовании личного транспорта (автомобиля, мотоцикла) <*>

служебная записка работника, содержащая фактический срок пребывания работника в месте командирования (с указанием дат приезда и отъезда в каждом из мест пребывания работника в командировке, как это было ранее в командировочном удостоверении, а также даты выезда и въезда в Россию) (форму записки, порядок ее визирования, проставления резолюции об исполнении записки целесообразно утвердить в локальном нормативном акте работодателя (например, в положении о служебных командировках компании))

документы, являющиеся неотъемлемым приложением к служебной записке: путевой лист, счета, квитанции на парковку, платные дороги и пр., кассовые чеки на бензин и др.

ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (в случае загранкомандировки)

<*> По мнению автора, такой порядок документального подтверждения компании стоит установить в своем локальном нормативном акте и при использовании служебного транспорта (несмотря на то что в п. 7 Положения N 749 об этом не говорится), особенно в случае заправки бензином с использованием топливных карт. Это поможет избежать трудовых и налоговых споров.

Документы, подтверждающие иные расходы работника, связанные с командировкой

документы, подтверждающие расходы на оформление и выдачу виз, паспорта (в случае загранкомандировки), консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ, и, соответственно, указанная в нем сумма командировочных расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) как не имеющая надлежащего документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Стоимость проезда работника к месту командировки и обратно, стоимость проживания во время командировки, суточные и иные расходы, связанные со служебной поездкой, компания сможет учесть в целях налогообложения прибыли как расходы на командировки в полном объеме, но только в том случае, если они носят производственный характер (т.е. произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода), являются обоснованными (экономически оправданными), документально подтвержденными (п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
С 08.01.2015 требовать от работника краткий отчет о выполнении задания (заполненную графу 12 в форме N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" или самостоятельно разработанной форме) не нужно. Оформлять такой отчет работнику отдельно также не нужно. Вне зависимости от фактического выполнения работником трудовой функции в командировке расходы на проезд, проживание, суточные все равно ему надо возместить, такие выплаты носят компенсационный характер и не ставятся трудовым законодательством в какую-либо зависимость от фактического выполнения работником трудовой функции (ст. 167, ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения N 749, Письмо Роструда от 30.04.2008 N 1024-6).
И в заключение обратите внимание еще на один важный момент в документальном оформлении служебных командировок. Формы, которые содержались в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (в частности, в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"), далеко не все являлись первичными учетными документами. А Закон N 402-ФЗ предъявляет требования исключительно к первичным учетным документам. К ним относятся документы, которые оформляют факт хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). В свою очередь, факт хозяйственной жизни в бухгалтерском учете связывается с изменением финансового положения организации, финансового результата ее деятельности и (или) движением денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ). Поэтому если оформляется операция, которая приводит к изменению финансового состояния организации, то в этом случае первичные учетные документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями Закона N 402-ФЗ.
Например, из всех документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм и которыми оформляется служебная командировка, единственным первичным учетным документом является авансовый отчет. Только признание руководителем организации реальной задолженности перед командированным работником суммы, которая истрачена им в командировке и отражена в авансовом отчете, меняет финансовое состояние организации. А сам приказ о направлении работника в командировку никак не влияет на финансовое положение организации - это только предшествие факту хозяйственной жизни.

Вопросы оформления командировки в 2015 году стали актуальными после того, как отменили командировочные удостоверения. Как применять новые правила в работе, читайте в этой статье.

Из статьи вы узнаете:

  • Как оформить командировку в 2015 году
  • Как оформить приказ о направлении в командировку
  • В каком документе прописать цель командировки
  • Как составить служебную записку о сроках командировки
  • Как заполнять журнал выбывших и прибывших в командировку

Приказ о направлении в командировку

Основанием для командировки является решение руководителя. Но как его оформить, в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 не сказано. Поэтому достаточно составить приказ о направлении в командировку или распоряжение директора. Обязательной формы на этой случай нет, поэтому можно разработать свой приказ о направлении в командировку или использовать унифицированную форму Т-9. Только свой бланк надо обязательно утвердить в учетной политике.

По общему правилу, даты билетов должны совпадать с датами в приказе о направлении в командировку. Если сотрудник не успевает выполнить задание, надо издать новый приказ о продлении сроков командировки. Ведь именно приказы, а не билеты являются основанием для учета рабочего времени в табеле.

При составлении приказа о направлении в командировку важно обратить внимание на опасный реквизит – цель командировки. Цель командировки раньше надо было детализировать в служебном задании. Этот документ отменили, но цель поездки важна, чтобы подтвердить деловой характер командировки. Поэтому в приказе о командировке безопаснее заполнить цель командировки - для чего сотрудник едет в другой город, а не оставлять этот реквизит пустым.

Приказ о направлении в командировку образец

Оформление командировки. Документы

Список документов, которыми теперь надо оформлять командировки, зависит от транспорта, на котором сотрудник отправляется в деловую поездку.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется:

  • при поездке на личном, служебном, попутном транспорте, автомобиле заказчика и в других случаях, когда нет проездных документов – на основании служебной записки;
  • в иных случаях – на основании проездных документов.

Работник в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет (как заполнить авансовый отчет смотрите ниже) об израсходованных суммах и приложить к нему:

  • документы, подтверждающие командировочные расходы , связанные с командировкой (наем жилья, проезд и т.п.);
  • документы, подтверждающие использование личного или служебного транспорта для поездки (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.);
  • служебную записку о сроках командировки.

Как заполнить авансовый отчет (фрагмент)

В авансовом отчете надо перечислить все документы, подтверждающие затраты на поездку. Если один и тот же расход (например, бензин) подтверждает сразу несколько документов, их можно привести через запятую.

Суточные при командировках в 2015 году подтверждать не требуется. Так считает и Минфин (письмо от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741). Поэтому в авансовом отчете можно не ссылаться на какие-то документы. А чтобы определить размер выплат, достаточно число дней поездки умножить на норму суточных.

Важно

Сотрудник должен отчитаться за командировку в течение трех рабочих дней после выхода на работу. Если позже, то фонды могут потребовать взносы с неподтвержденных подотчетных (письмо Минтруда России от 12.12.14 № 17-3/В-609).

В авансовом отчете не обязательно ссылаться на служебную записку. Служебная записка на командировку (образец мы показали ниже) подтверждает период поездки, но не сами расходы. Поэтому ее можно лишь приложить к авансовому отчету, а ссылаться на нее на оборотной стороне отчета необязательно.

Служебная записка на командировку

Утвержденной формы служебной записки нет в постановлении № 749. Поэтому компания может сама разработать бланк служебной записки. Важно только определить в документе фактический срок пребывания сотрудника в командировке. Можно включить и другие сведения. Например, данные о машине.

Служебная записка на командировку. Образец

При возвращении из поездки на личном транспорте работник должен составить служебную записку на командировку. Именно так надо назвать документ. Иначе возможны споры с подтверждением расходов. Ведь проверяющие обычно запрашивают документы, установленные законодательством.

Служебную записку работник представляет вместе с подтверждающими документами (путевые листы, чеки и т.п.). Эти бумаги можно перечислить в записке, а приложить их достаточно только к авансовому отчету.

Совет по оформлению служебной записки

В служебную записку на командировку стоит включить не только дату, но и время начала и окончания поездки. Это необходимо, чтобы правильно посчитать сумму суточных. Например, если работник вернулся за полночь, то суточные надо заплатить еще за один день.

Цель командировки можно уточнить в приказе, для чего сотрудник едет в командировку. Раньше цель командировки надо было определять в служебном задании. Теперь этот документ отменили. Но цель поездки важна, чтобы подтвердить деловой характер командировки. Поэтому в приказе о направлении в командировку безопаснее записать, для чего сотрудник едет в другой город - проведение переговоров, закупка товара и т. п. В унифицированной форме приказа Т-9 есть специальная строка, которая так и называется «Цель». Если же компания использует свой бланк приказа, то в нем безопаснее сохранить этот реквизит.

Журнал выбывших и прибывших в командировку

С 8 августа 2015 года заполнять журнал учета командированных работников компании больше не обязаны. Новый порядок установлен постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Теперь компания вправе сама решать, нужны ей эти документы или нет. Как заполнить журналы - компания тоже решает сама. Формы документов утвердил приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н. При этом в журналах есть графы, которые необходимо заполнять только на основании командировочных удостоверений. Так как командировочные удостоверения отменили , эти графы можно оставить пустыми или поставить в них прочерки (см. образец).

Журнал выбывших и прибывших в командировку образец заполнения

Командировка 2015: оформляем по новым правилам

В 2015 году бухгалтерам существенно облегчили труд по учету командировочных расходов. Изменения в нормативные документы в 2015 году вносились дважды: 8 января и 8 августа. Ряд документов был отменен, новые правила позволяют учитывать расходы по командировкам без лишних бумаг.

Как сейчас вести учет командированных работников, какие документы следует оформлять по новым правилам, читайте в специальной статье экспертов Норматива.

Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке больше не нужны

8 января 2015 года вступили в силу изменения, внесенные в Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее Положение о командировках). Поправки внесены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595.

Существенные изменения коснулись пункта 7 Положения о командировках. Ранее срок пребывания в командировке подтверждался командировочным удостоверением. С 08.01.2015 этот документ отменен. Теперь период нахождения в командировке подтверждается проездными документами. Если работник отправился в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте, срок нахождения в командировке можно подтвердить путевыми или маршрутными листами, чеками АЗС и т. д.

С 8 января 2015 года утратил силу пункт 6 Положения о командировках. А это значит, что больше не нужно оформлять служебное задание . Документ включал в себя цель поездки, место назначения. Эти сведения подтверждали необходимость командировки. Чтобы у налоговой инспекции не было лишнего повода усомниться в целесообразности командировки, рекомендуем указывать цель и место командировки в приказе.

Пункт 26 Положения о командировках также изложен в новой редакции. Теперь командированные работники не обязаны составлять отчет о выполнении служебного задания. Единственный документ, который обязан представить работник, - авансовый отчет с подтверждающими документами.

Несмотря на то что командировочное удостоверение и служебное задание не обязательны к применению, организации могут их использовать для внутреннего контроля. Такой порядок нужно закрепить в соответствующем локальном акте предприятия. Руководитель организации также может предусмотреть внутренним документом обязательное составление работником отчета о результатах командировки.

Если проезд к месту командировки совершен иным транспортом (поезд, самолет и т. д.), служебная записка не обязательна.

Письменное решение руководителя

Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 внесено еще одно изменение. Ранее в Положении о командировках было сказано, что работники направляются в командировки по распоряжению работодателя. Сейчас в нормативно-правовом акте прописано, что распоряжение работодателя должно быть в письменном виде. В Положении о командировках не уточняется форма решения руководителя, поэтому таким решением можно считать и приказ о направлении работника в командировку.

Отменен журнал учета командированных сотрудников

Упразднение обязательного ведения журнала связано с отменой командировочных удостоверений. Правда, удостоверения отменили с января 2015 года, а журнал - только с августа.

Работодатели, которые для удобства и контроля до сих пор используют командировочные удостоверения, могут вести и журнал учета работников, выбывающих в командировку.

Сроки командировки можно подтвердить документами по найму жилого помещения

С августа действует новое правило, которое касается срока командировки. Если проездные документы отсутствуют, срок фактического нахождения работника в командировке подтверждают документы по найму жилого помещения — квитанции (талоны) и другие документы, которые оформлены в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг.

Если нет ни проездных билетов, ни документов по найму жилья, командированный сотрудник должен написать служебную записку.

Как с 2015 года отчитываться по командировке

С учетом вступивших в силу изменений сотрудник, вернувшись из командировки, должен представить следующие документы:

  • авансовый отчет;
  • документы о найме жилого помещения либо служебную записку;
  • проездные билеты либо служебную записку при командировке на служебном, личном или арендованном транспорте. К служебной записке нужно приложить путевые или маршрутные листы, квитанции, кассовые чеки и т. д.;
  • документы, которые подтверждают прочие командировочные расходы (договоры, акты, накладные, чеки и т. д.).

О налоговом учете командировочных расходов читайте в статье «Налог на прибыль и командировки».

Эксперт сервиса Норматив

Рогачева Е.А.

1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками

2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году.

3. Какими документами оформляется служебная командировка.

Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись. Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях. При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам. С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье.

Что признается служебной командировкой

Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации. Поэтому к командировкам относятся, в том числе, следующие служебные поездки работников:

  • поездка в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
  • поездка из обособленного подразделения, в котором работает сотрудник, в головную организацию;
  • поездки дистанционных работников и надомников в головную организацию.

Как следует из самого определения, в служебные командировки могут направляться только сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры. Например, поездка, в которую направляется исполнитель по гражданско-правовому договору, не является служебной командировкой. Также командировками не признаются служебные поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, или работа которых осуществляется в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

! Обратите внимание: При направлении сотрудника в служебную командировку необходимо учитывать ограничения, установленные Трудовым кодексом:

  • Нельзя направлять в командировки работников, даже при наличии их согласия, относящихся к следующим категориям (ст. 259, 268 ТК РФ):
    • беременные женщины;
    • работники в возрасте до 18 лет.
  • Можно направлять в командировки только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний работников из следующих категорий (ст. 259, 264 ТК РФ):
    • женщины, имеющие детей до трех лет;
    • работники, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
    • работники, имеющие детей-инвалидов;
    • работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Если указанные работники откажутся от командировки, работодатель не вправе командировать их в принудительном порядке. В противном случае работодателя ждет административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Для юридических лиц наказание довольно существенное – штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей. Поэтому выгоднее знать нормы трудового права и не нарушать их.

Документальное оформление служебной командировки

Итак, если поездка сотрудника соответствует рассмотренным критериям служебной командировки, ее необходимо оформить надлежащим образом, чтобы выплаты сотруднику и расходы, связанные с такой поездкой, были обоснованы. Порядок документального оформления служебных командировок, как правило, устанавливается в соответствующем локальном акте, например, в Положении о служебных командировках. Работодатель вправе самостоятельно определять количество и формы необходимых документов в зависимости от масштабов деятельности, организационной структуры и других факторов. Рассмотрим документы, которые обычно используются при оформлении служебных командировок.

1. Служебное задание

С 8 января 2015 года составлять служебное задание для направления работника в служебную командировку и отчет о его выполнении не обязательно (пп. б п. 2 Изменений, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Однако если работодатель все-таки решил продолжать использование данного документа, это необходимо прописать в локальном акте, где также устанавливается форма служебного задания: унифицированная (№ Т-10а) или самостоятельно разработанная.

Использовать служебное задание для направления в командировку может быть удобно в организациях с большим количеством структурных подразделений и разветвленной иерархией. Руководитель структурного подразделения составляет служебное задание для направления в командировку подчиненного ему сотрудника, в котором обосновывается необходимость командировки: основание, цель, место назначения, срок. Затем на основании этого документа руководитель организации принимает окончательное решение и издает приказ о направлении в командировку.

Очевидно, что небольшим организациям намного удобнее обходится без оформления служебного задания, поскольку вся информация, содержащаяся в нем, присутствует также и в других документах (например, в приказе о направлении работника в командировку), а сокращение «бумажной работы» позволит ускорить процедуру оформления служебных командировок.

3. Подтверждение фактического срока пребывания в командировке

До изменений в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, вступивших в силу 8 января 2015 года, документом, подтверждающим фактический срок нахождения сотрудника в командировке, было командировочное удостоверение (форма № Т-10). Командировочное удостоверение сотрудник представлял по возвращении из командировки с проставленными отметками о времени прибытия в пункты назначения и убытия из них.

Теперь оформлять командировочное удостоверение не требуется, а фактический срок нахождения сотрудника в командировке подтверждают (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки):

  • проездные документы (авиа-, ж/д- билеты и т.д.), или
  • служебная записка с приложенными оправдательными документами (путевой лист, кассовые чеки, квитанции и т.д.) – в случае .

Срок служебной командировки рассчитывается как период со дня выезда сотрудника в командировку по день приезда их нее. При этом днем выезда является день отправления транспортного средства (автобуса, поезда, самолета и т.д.) от места постоянной работы сотрудника, а днем приезда – день прибытия транспортного средства. День отъезда в командировку (прибытия из командировки) определяется по времени отправления транспортного средства: до 24:00 часов включительно – текущие сутки, а после 00:00 часов – следующие сутки (абз. 2 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Пример .

Работник едет в командировку на поезде, который отправляется 25 февраля в 23:58. В этом случае первым днем командировки будет 25 февраля, то есть за весь этот день (полный) работнику полагается выплата суточных.

! Обратите внимание: Если место отправления транспортного средства (аэропорт, станция, пристань) находится за пределами населенного пункта, где расположена командирующая организация, то для определения срока служебной командировки, необходимо также учесть время, которое требуется сотруднику, чтобы добраться до аэропорта, станции или пристани (абз. 3 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Пример.

Работник отправляется в командировку на самолете, который вылетает 5 марта в 00:30, при этом аэропорт находится за пределами населенного пункта, в котором расположена командирующая организация (место постоянной работы сотрудника). Чтобы добраться до аэропорта, сотрудник выезжает 4 марта в 23:00. В данном случае днем начала командировки является 4 марта, даже несмотря на то, что в билете указана дата 5 марта.

4. Продление срока служебной командировки

В некоторых случаях может возникнуть необходимость продлить первоначально установленный срок служебной командировки. Процедура продления срока командировки законодательно не регламентирована, поэтому работодатели могут самостоятельно ее разработать и закрепить в локальном акте о командировках. В общем случае продление срока служебной командировки включает в себя следующие действия:

  • Запрос согласия на продление срока командировки у сотрудников, которые могут быть направлены в служебные командировки только с их письменного согласия;
  • Издание приказа о продлении срока служебной командировки (в произвольной форме) с указанием причины такого продления и новой даты окончания командировки;
  • Перечисление работнику денежных средств на оплату дополнительных командировочных расходов, связанных с увеличением срока командировки;
  • Уведомление работника о продлении срока служебной командировки (например, направление скана приказа о продлении командировки по электронной почте).
5. Отражение служебных командировок в табеле учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, в том числе и тех, кто направлен в служебные командировки. На основании приказа о направлении в служебную командировку дни командировки отмечаются в табеле буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Продолжительность отработанного времени в дни командировки не указывается.

! Обратите внимание: Если дни командировки приходятся на выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле учета рабочего времени такие дни должны отмечаться кодом «РВ» или «03» (Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1). Либо указываются два кода «РВ» и «К» или «06» и «03» (Письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291). Главное, чтобы данные табеля учета рабочего времени позволяли правильно рассчитать оплату труда командированного сотрудника: выплаты за рабочие дни командировки в размере среднего заработка (ст. 167 ТК РФ), а также за соответствующие дни командировки (ст. 153 ТК РФ).

6. Ведение журнала учета командированных сотрудников

Работодатели должны вести учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, в специальном журнале. Форма журнала и Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки, утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н в соответствии с п. 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. До тех пор пока такие журналы официально не отменены (как, например, командировочное удостоверение), лучше не пренебрегать их ведением, поскольку при проверке Трудовой инспекцией отсутствие журнала регистрации командированных сотрудников может повлечь административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

7. Отчет о выполненном в служебной командировке задании

Как уже говорилось в этой статье, с 8 января 2015 года оформлять служебное задание и отчет о его выполнении не обязательно. Однако отсутствие необходимости представлять письменный отчет о выполненном в командировке задании не освобождает работника от выполнения своих трудовых обязанностей в период командировки. Поэтому за работодателем сохраняется право:

  • требовать от работника выполнения в командировке служебного поручения;
  • требовать представления результатов выполненной работы, если это предусмотрено служебным поручением. Например, если сотрудник головной организации командирован в обособленное подразделение для проведения процедур внутреннего контроля, то работодатель вправе требовать от него предоставления результатов такого контроля;
  • привлекать работника к дисциплинарной ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него в период командировки трудовых обязанностей.

Кроме того, работодатель может предусмотреть оформление отчета о выполненном в командировке задании в локальном акте о командировках, а также самостоятельно разработать форму такого отчета.

С внесением изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации») с 2015 года процедура документального оформления служебных командировок в большей степени регламентируется самим работодателем. Указанные изменения заметно упростили оформление командировок, но, вместе с тем, поставили работодателя перед непростым выбором: какие документы действительно необходимы при оформлении командировок, а без каких вполне можно обойтись? С ответом на этот вопрос Вы, наверняка, уже определились, прочитав статью. А в рассмотрим, какие выплаты положены командированному сотруднику и какие расходы можно отнести к «командировочным». Не пропустите!

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

  1. Трудовой кодекс РФ
  2. Кодекс об административных правонарушениях РФ
  3. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»
  4. Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»
  5. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
  6. Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1
  7. Письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе

♦ Рубрика: , .

С января 2015 г. - это очень важное изменение, которое готовилось заранее. А также вступили в силу другие поправки, которые определяют порядок и особенности направления работников в командировку. Изменения и новое Положение о командировках утвердило постановление Правительства РФ № 1595 от 29.12.2014г. (далее - Положение).

Однако, несмотря на то, что, казалось бы, жизнь работодателям и сотрудникам упростили, возникает ряд вопросов, как поступать в той или иной ситуации, когда происходит направление работника в командировку в соответствии с новыми правилами. Например, как учитывать теперь расходы, какие документы от работника принимать в качестве отчета, как уплачивать налоги с командировочных и т. д. Эти и другие особенности направления в командировки рассмотрим в этой статье.

Ситуация № 1. Можно ли принять расходы по командировке без документального подтверждения расходов на проезд и проживание, а только при наличии отчета (сотрудник использовал личный транспорт и проживал у родственников)?

Да, можно. Действующее законодательство не устанавливает обязанности сотрудника отчитываться о расходовании денежных средств, выделенных в качестве суточных. В соответствии с п. 10 Положения, подтверждение расходования суточных не требуется. Однако организация обязана подтвердить факт и продолжительность нахождения своего сотрудника в служебной командировке. Основным подтверждением этому служат проездные документы, предоставляемые работником при возвращении к основному месту работы (п. 7 Положения).

В случае утери или серьезного повреждения документа, подтверждающего проезд, сотрудником должен быть предоставлен дубликат или его копия, имеющаяся у транспортной компании, осуществившей перевозку лица, в котором должно быть отражено время, стоимость, маршрут поездки, а также данные перевозимого лица (письмо Минфина РФ № 03-03-05/18 от 05.02.2010г.).

Если до места командирования и обратно сотрудник добирался на личном автотранспорте, то по возвращении он должен предоставить служебную записку и документы, подтверждающие непосредственное использование автомобиля (квитанции с АЗС, чеки и т. д.), а также авансовый отчет (п. 7 Положения). Если сотрудников несколько - каждый из них отдельно должен предоставить указанные документы (т. е. записку и отчет).

Обратите внимание, приказ о направлении в командировку также является подтверждение нахождения работника в командировке.

Относительно подтверждения факта проживания сотрудника у родственников или знакомых необходимо отметить следующее. С отменой командировочного удостоверения был решен ряд трудностей, возникавших у организации при отражении в указанном документе факта проживания работника у родственников. Как было сказано выше, на настоящий момент законодательство не содержит положений, требующих от лица подтверждать факт проживания у близких или знакомых. Однако во избежание недоразумений данный факт стоит отразить в служебной записке и авансовом отчете.

Ситуация № 2. Обязана ли организация выплатить суточные сотруднику, находившемуся в командировке один день?

Не обязана, но может. Вопрос выплаты суточных при однодневных командировках отнесен на усмотрение организации (абз. 4 п. 11 Положения). Ранее Минфин придерживался иной позиции, указывая, что налогоплательщик не вправе учитывать расходы на оплату суточных при командировках своих сотрудников на один день. На настоящий же момент официальная позиция министерства позволяет организации отнести расходы на оплату суточных при однодневной командировке в состав прочих расходов (письмо Минфина № 03-03-06/1/18005 от 21.05.2013г.).

Ситуация № 3. Может ли руководитель своим приказом установить суточные командированному сотруднику в размере, большем, чем указано в коллективном договоре? Если да, то можно ли отнести данную сумму в состав расходов по налогу на прибыль?

Да, может. Законодательством не установлен предельный размер суточных, выплачиваемых при направлении работника в командировку. Однако учесть всю сумму в составе расходов на прибыль не получится. Несмотря на то, что нормирование суточных было отменено ФЗ № 158 от 22 июля 2008 г. , учесть данные затраты можно только в той сумме, в какой они отражены в коллективном договоре. Например, если договором суточные установлены в размере 1000 руб., а приказом руководителя в сумме 1500 руб., то отнести в состав расходов по налогу на прибыль можно только 1000 руб., а 500 руб. придется оплачивать из чистой прибыли (письмо Минфина № 03-03-06/1/206 от 01.04.2010г.).

Существует еще один нюанс, связанный с обложением подоходным налогом суммы суточных сверх установленного в законе предела. Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ НДФЛ не облагается доход в виде суточных в размере не превышающем 700 руб. при командировках внутри страны и 2500 руб. при . Все, что выплачивается работнику сверх этой суммы, подлежит обложению подоходным налогом в размере 13%. Пример. При направлении в командировку сотрудника, из суточных в размере 2000 руб., придется начислить налог 13% с 1300 руб. (2000 - 700 руб.).

Ситуация № 4. Может ли организация учесть в составе расходов по налогу на прибыль затраты на оплату проживания сотрудника, находившегося в командировке, в случае если им не предоставлено никаких подтверждающих документов о съеме жилья? Необходимо ли облагать НДФЛ данную сумму?

Нет, не может. Учесть указанные затраты в составе расходов по налогу на прибыль не получится. Кроме того, в данной ситуации организация может отказать работнику в компенсации расходов на найм жилого помещения. Ведь в соответствии с требованиями закона расходы считаются обоснованными в случае их документально подтверждения (п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, п. 10, 11, 26 Положения).

Таким образом, подтверждением расходов на жилье могут служить следующие документы (постановление ФАС СЗО № А26-1621/2007 от 26.02.2088г.):

  • счет из гостиницы;
  • квитанции к приходному кассовому ордеру;
  • договор найма жилого помещения;
  • иной документ, подтверждающий проживание сотрудника.

Если документы утрачены, повреждены или отсутствуют (а копии получить невозможно), организация по своей инициативе может компенсировать работнику расходы на проживание, но учесть в составе расходов по налогу на прибыль, как было сказано выше у организации не получится.

В отношении обложения указанных расходов НДФЛ необходимо отметить следующее. Обложению подоходным налогом подлежат расходы сверх установленных п. 3 ст. 217 НК РФ сумм суточных, вне зависимости от того, были ли они израсходованы на найм жилья или иные цели.

Также организации придется уплатить в случае возмещения сотруднику расходов указанных (п. 2 ст. 9 ФЗ № 212 от 24.07.2009г.).

Ситуация № 5. Какой порядок подтверждения срока пребывания работника в командировке, если до места командирования и обратно он добирался на служебном транспорте?

Специальных правил нет. Особых правил подтверждения срока пребывания в командировке при использовании служебного транспорта законодательство, в частности Положение, не устанавливает. В данной ситуации подтверждением может служить путевой лист (форма № 3, утвержденная постановлением Госкомстата № 78 от 28.11.1997г.).

Так как данная форма не является обязательной, организация при направлении работника в командировку вправе сама разработать форму путевого листа (информация Минфина № ПЗ-10/201 от 4.12.2012 г.). Несмотря на то, что путевой лист составляется в свободной форме, он должен содержать следующие обязательные данные (п. 2 Приказа Минтранса № 152 от 18.09.2008г.):

  • Номер и дату;
  • Срок действия;
  • Сведения о владельце транспортного средства;
  • Информация о транспортном средстве;
  • Данные о водителе.

Ситуация № 6. Возмещаются ли командированному работнику расходы на проезд на общественном транспорте (ж/д, метро, наземный транспорт) к месту командировки и обратно?

Да, в случае их документального подтверждения. Пунктом 12 Положения предусмотрена компенсация расходов сотруднику при проезде к месту командировки и обратно на общественном транспорте. Основным условием признания данных расходов является наличие проездного документа. Также организация может возместить затраты на проезд во время командировки. Если указанные затраты отражены в коллективном договоре или локальном акте организации их можно будет учесть при расчете налога на прибыль.

Ситуация № 7. Можно ли учесть в качестве расходов по налогу на прибыль затраты на перемещение работника во время командировки на такси? Если да, то какими документами их необходимо подтвердить?

Можно. Если указанные затраты экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 24 Положения, ст. 168 ТК РФ, постановление ФАС МО № Ф05-15227/13 по делу № А40-171903/2012 от 13.12.2013г.). Подтверждением проезда в данном случае будет являться чек ККТ или квитанция об оплате. Отказать в выдаче указанных документов таксист не вправе (п. 111 постановления Правительства РФ № 112 от 14.02.2009г.).

Но это еще не все. Вместе с одним из этих документов сотрудник должен приложить служебную записку, в которой будет отражена необходимость перемещения данным видом транспорта. В ином случае данные расходы могут быть признаны экономически необоснованными.

Ситуация № 8. При направлении в служебную командировку и получении суточных обязан ли сотрудник по возвращению к месту работы, отчитаться, на какие цели были израсходованы полученные денежные средства?

Не обязан. Действующим законодательством не установлена обязанность сотрудника отчитываться о расходовании суточных. Организация имеет право в полном объеме отнести указанные затраты в состав расходов по налогу на прибыль. При этом документального подтверждения расходования данных средств не требуется (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Но в то же время не все расходы можно отнести к суточным. Например, расходы на питание, химчистку, проезд на такси (без указания обоснованности данной поездки), услуги связи и иные затраты, не имеющие экономической обоснованности, учесть при расчете налоговой базы по налогу на прибыль не получится.

Ситуация № 9. Два сотрудника организации были направлены в служебную командировку. Расходы на оплату жилья полностью взял на себя один из работников, осуществив расчет с гостиницей своей банковской картой. Как учесть данные расходы в целях налогообложения налогом на прибыль и как возместить их сотруднику, производившему оплату?

В случае направления в командировку своих сотрудников организация должна выплатить им аванс на командировочные расходы, включающие средства на найм жилого помещения (п. 10-11 Положения).

При возвращении из командировки сотрудники обязаны предоставить служебную записку, в которой должны быть отражены произведенные ими расходы. В случае оплаты расходов на жилье банковской картой работник должен представить авансовый отчет с приложением подтверждающих документов: банковской выписки о списании денежных средств с карты, счета из гостиницы на оплату услуг проживания обоих сотрудников и пояснительную записку о необходимости оплаты своими денежными средства.

После того, как авансовые отчеты будут предоставлены, организация должна компенсировать сотруднику расходы на оплату жилья в полном объеме.

В отношении учета данных расходов в целях налога на прибыль необходимо отметить следующее:

Учесть указанные затраты в составе расходов по налогу на прибыль если они экономически оправданы и документально подтверждены можно в полном объеме (п. 1 ст. 252 и подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ПОДЫТОЖИМ:

Итак, как видите, изменения, которые были сделаны в начале 2015 года, внесли существенные поправки относительно направления работников в командировки, а также упразднили такой документ, как командировочные удостоверения. При этом есть ряд спорных моментов, которые были рассмотрены в данной статье. И несмотря на то, что командировочные удостоверения были упразднены, работники, находящиеся в командировках, все равно должны отчитываться, предъявлять документы об оплате расходов на жилье, транспорт и т. д. Поэтому будьте внимательны при оформлении командировок, выплате суточных, возмещении расходов, уплате налогов и т. п. А также следите за изменениями в законодательстве вместе с нами.

См. также:

Читайте также:

Категории:

Популярное: