Каждое структурное подразделение предприятия, каких бы размеров оно не было, хоть раз сталкивалось с необходимостью подшивки документов.

Это становится необходимым и для сдачи в архив, и для некоторых юридических процедур. Есть несколько методов выполнения подшивки. О них речь пойдёт ниже.

Подшивка по форме

Любое предприятие на протяжении года формирует определенный объем документов, часть из которых после истечения сроков хранения, должна перейти в архив. Сюда можно отнести документы, которые уже исполнены, а также документы, связанные с персоналом предприятия. Согласно сложившейся практике, дела передаются в архив, через год после того, как они завершены в делопроизводстве.

Обязанность по передаче документов возложена на сотрудников службы, ответственной за документооборот, либо доверяется секретарю, бухгалтеру и другому ответственному лицу, и закрепляется соответствующим приказом.

Кроме того, здесь также задействуются секретари обособленных подразделений. Естественно, передача дел происходит исключительно после их окончательного оформления.

Эта процедура включает в себя несколько этапов:

• Дела проходят проверку на правильность распределение документов по группам;
• Совершается подшивка;
• Проверяется нумерация страниц;
• Оформляется сопроводительная надпись;
• Совершается внутренняя опись;
• Производится коррекция реквизитов на переплете. Имеется в виду, возможное изменение наименования предприятия, регистрационного индекса, а также коррекция сроков передачи и заголовков;
• Осуществляется опись оформляемого дела.

Допускает частичное оформление дел, у которых срок хранения не превышает 10 лет.

Кроме того, разрешено:

1. Не делать систематизацию документов;
2. Не совершать нумерацию страниц;
3. Исключить оформление заверительной надписи;
4. Исключить прошивку дел.

Законодательство о «шитье»

Делопроизводство и документооборот являются достаточно сложными процессами. Нередки случаи, когда подготовленные и переданные в архив документы возвращаются по причине неправильного оформления. Поэтому возникает вполне закономерный вопрос, как все-таки правильно сшивать документацию? Найти ответ можно в Методических рекомендациях по делопроизводству, которые закреплены приказом Росархива от 23.12.2009 г.

>Законодательство регламентирует процедуру подшивки. На этот счёт даны рекомендации, которых следует придерживаться. Неправильное сшитые документы могут быть неприняты в архив на хранение.

Архив любого предприятия позволяет сохранять документы на протяжении определенного временного времени. Затем указанная документация в обязательном порядке сдается в архивы.

Законом предусмотрены вполне конкретные сроки, позволяющие сохранять следующие документы:

• В отношении персонала, нотариальные записи, хозяйственные книги - 75 лет;
• Документы, связанные с переходом государственного жилищного фонда в частную собственность - 75 лет;
• Патенты касательно изобретений - 20 лет;
• По капитальному строительству - 20 лет;
• Конструкторская документация - 20 лет;
• Научные труды - 15 лет;
• Архивная документация предприятий, связанных с сельским хозяйством - 5 лет;
• Кино - и фотодокументация - 5 лет;
• Видео - и фотодокументация - 3 года.

Когда происходит ликвидация предприятия, тогда документы с бессрочным периодом хранения переходят в архив государства. Кроме того, документы по персоналу организации также подлежат передаче.

В случае с негосударственными организациями необходимо отметить, что для них предусмотрен особый режим взаимоотношений. В частности, закон обязывает их заключать отдельное соглашение с Федеральной архивной службой. Если договор будет заключен с опозданием, тогда архив будет обязан принять только те документы, которые связаны с персоналом предприятия. Судьбу остальной документации, т. е. место ее хранения, будет определять глава ликвидационной комиссии.

Подлежащие прошивке документы

Согласно букве закона, необходимо прошивать все документы, состоящие более чем из двух листов. Это касается и копий уставных документов. Однако документы, не подлежащие последующей передаче в архив, могут не прошиваться.

Для чего это может понадобиться?

Основным фактором, объясняющим необходимость, выступает возможная защита документов, например, от изъятия или подмены листов. В связи с этим их прошивают нитками, нумеруют и опечатывают.

Подобная необходимость возникает по отношению к бухгалтерским, кадровым документам, а также книгам учета прибыли и особо важным соглашениям.

Дополнительно в этот перечень могут быть включены нотариально удостоверенные копии и переводы. К тому же подшитые документы легче хранить. Оформленные, таким образом, дела занимают меньше места. Тогда как, ниточный переплет и опечатывание позволяют подтвердить целостность документации. Другим официальных способов пока не придумали.

Как правильно сшить документы в архив

По итогам оформления дела последним этапом является подшивка. Это подразумевает удаление всех металлических предметов (скрепок, булавок). Затем документы подлежат освобождению от скоросшивателя.

Если документы укомплектованы, нужно добавить чистый лист для сопроводительной надписи. Кроме того, в начале дела можно дополнительно вложить листы для проведения внутренней описи. Но, если уже имеются напечатанные бланки, то можно добавить их.

Нормативными актами установлены ограничения, относительно количества страниц в каждом деле. Поэтому допускается укомплектовывать дела до 250 листов . На тот случай, если в течение года собралось больше документов, их нужно разделить на отдельные тома. По стандартной процедуре подшивка документов производится в твердой обложке.

Если материалы дела содержат документы разного формата, нужно подшивку осуществлять на 4 прокола. Это делается с той целью, чтобы надежно скрепить документы.

Что касается дел, у которых большие сроки хранения, то в этом случае их можно прошивать насквозь, вместе с обложкой. Тогда как, общепринятая процедура по сшиванию документов с постоянными сроками сбережения, предусматривает начало подшивания с листа, который идет вслед за переплетом. Затем, на первый лист нужно наложить картонную прокладку и прошить дело. Это нужно для того, чтобы предохранить нитки от скорого изнашивания.

Здесь не стоит забывать, что дело фактически будет храниться вечно. Основным во время подшивки является контроль границ, поэтому нужно также следить за тем, чтобы нити не заходили за текст. Он должен быть легко читаем даже в прошитом виде.

Документы, у которых срок хранения не более 10 лет, могут храниться без прошивки в скоросшивателе.

В некоторых учреждениях для удобства используют специальные машины-брошюраторы. Но такой способ неприемлем для архивной подшивки.

Очередным этапом в делах бессрочного хранения является нумерация. Ее обычно делают для удобства в работе с документами. Чтобы произвести нумерацию используют черный карандаш или специальный нумератор. Для простановки цифр предусмотрено отдельное место, это верхний правый угол документа.

Следует отметить, что нумерация происходит исключительно на лицевой стороне. Цифры не должны задевать основной текст. Запрещено применение разноцветных карандашей. Не допускается также использование чернил.

Когда в дело помещен лист большего формата, чем А4, тогда разрешено подшивать его за один край и складывать, после чего его нужно пронумеровать как 1 лист. На тот случай, если лист был сложен, а затем подшит за середину, тогда его нужно пронумеровать как 2 листа. Иллюстрированные материалы подлежат нумерации на обратной стороне.

Для простановки цифр предусмотрено отдельное место — это верхний левый угол документа. В случае прошивания конвертов, которые сопровождаются вложения, такие документы подлежат самостоятельной нумерации. Вложения же нумеруются цифрой, которая идет за той, что на конверте. Если нужно разделить дело на отдельные тома, тогда каждое из них нумеруется по отдельности.

Оформлением обложки происходит еще на стадии заведения дела. Здесь нужно руководствоваться рекомендациями ГОСТ 17914-72. «Обложки дел продолжительного хранения…».

Поэтому на этапе заведения отдельного дела, отдельные сведения выносятся на переплет, в частности:

• Название предприятия;
• Наименование обособленного подразделения;
• Индекс делопроизводства;
• Название дела;
• Период хранения.

Дела, которые должны перейти на бессрочное хранение в обязательном порядке прошиваются в прочную картонную обложку, на которой крепится корешок. Образовавшаяся папка не может быть толще 4 см.

Архивная книга имеет свой стандарт, который не может превышать — 320 х 230 мм.

Чтобы упростить процедуру прошивки, можно пользоваться архивными папками. Отдельным вариантом для решения этой задачи, служат переплетные станки. В качестве другого варианта можно привести процедуру подшивания банковских кассовых документов. Толщина папки этой категории документов может достигать до 10 см.

Итак, анализируя архивную обработку документов, можно прийти к выводу, что самым тяжелым занятием является процедура сверление бумажных блоков. Впрочем, здесь могут прийти на помощь высокопроизводительные бумагосверлильные машины.

Подготовительные работы

Чтобы сшить документы, нужно вначале выровнять стопку бумаги. Но, если пачка содержит большое количество документов, состоящее из маленьких листов, тогда необходимо уложить пачку так, чтобы ее можно было равномерно зажать струбциной. Чтобы выровнять слишком большое количество документов, например, до 1 000 листов в таком случае разумно пользоваться электрическим сталкивателем бумаги.

После укладки документов, нужно их хорошо закрепить в струбцине, после чего можно начать сверлить весь блок. При этом количество отверстий может быть 2–5 шт. Сверления осуществляется при помощи обычной электродрели или специализированного прошивочного оборудования. Отдельные прошивочные модели оснащены механизмом, который обеспечивает автоматическое продевание нитки через проделанные отверстия. На тот случай, если сверление происходит с помощью дрели, не стоит торопиться изымать документы из струбцины, чтобы не сместились отверстия.

Вручную нитками

Фото: Как правильно сшить документы нитками

На вопрос, как правильно сшивать документы ниткой, необходимо сказать, что для этого нужно взять обычную иглу, нить и прошить листы, у которых всего 2 прокола.

После того как документ прошит, нужно связать концы нитки на обратной стороне документа и приклеить на образовавшийся узелок небольшой бумажный отрезок.

После чего делается заверительная надпись о том, сколько в документе содержится листов, кем он удостоверен. Эта процедура делается с таким расчетом, чтобы надпись (печать) выступала за границы наклейки. Следует напомнить, что страницы подлежат обязательной нумерации. Правильно сшивать документы ниткой как показывает практика просто, но, к сожалению, этот способ имеет свои ограничения. Более 5 листов достаточно тяжело проколоть иглой. Поэтому лучше использовать в таких случаях дырокол.

Дыроколом (прошнуровка)

Как говорилось выше, если документов больше чем 5 листов, лучше использовать ручные прошивочные устройства. Еще лучшим решением могут устройства с электроприводом (электродыроколы). Для этого на полях документа равномерно распределяются 4 отверстия, но, с таким учетом, чтобы текст был доступен для чтения.

Далее используется прошнуровка документов, с ее помощью произойдет упорядочивание документов, а также будет обеспечен контроль их сохранности. Такие правила регламентированы разными нормативными актами. Прошиваются таким образом договора, нотариально удостоверенные документы, кассовые книги, банковские документы. В этот список также входят личные дела, журналы регистрации, а также бланки строгой отчетности

Смотрите видео, как просто сшить документы с помощью дырокола:

Сопроводительные надписи

После сшивания и нумерации дела, нужно оформить заверительную надпись. На практике это делается на отдельном листке бумаги, который потом закрепляется на обороте дела. Обязательным к указанию в заверительной надписи, является количество пронумерованных листов.

Эти сведения указываются как цифрами, так и прописью.

Следует отметить, что на сопроводительной надписи должна указываться должность ответственного лица и расшифровка подписи. Подготовленная надпись крепится с помощью качественного клея. При этом ее функцией также является зафиксировать узел. С таким расчетом, чтобы концы нити были свободны. Все это в конце скрепляется печатью, оттиск которой должен быть на наклейке и листе.

Территория регистрации субъекта хозяйствование отражается в статистическом коде. Читайте, что такое

Страховые взносы ИП обязательны к уплате в установленные сроки. Подробнее узнайте

Насколько актуальна прошивка документов в 2019 году?

В любой организации имеется свой внутренний архив, который обеспечивает систематизацию различных документов. Сюда входят бухгалтерские регистры, распоряжения по персоналу и т. д. Документация, предназначенная для последующей передачи на хранение в государственный архив, в обязательном порядке должна пройти подготовительную процедуру в соответствии с существующим ГОСТом.

И в 2019 году никто не отменял обязательную процедуру. Таким образом, прошивка документов актуальности не утратила.

У многих предпринимателей, секретарей и бухгалтеров, особенно начинающих, возникает вопрос: "Как сшивать документы?" Казалось бы, что в этом сложного? Однако не так все просто. Документы предоставляются в контролирующие органы или сдаются в архив, а значит, должны быть оформлены с соблюдением всех норм и правил. Давайте подробно разберемся в нюансах этой темы.

Делопроизводство - сложный процесс в плане оформления документации. Это касается и прошивки деловых бумаг. Нельзя просто сложить пачку листов и сшить. Очень часто документы возвращаются именно из-за того, что подшивки неверно оформлены.

Чтобы понять, как правильно сшивать документы в делопроизводстве, стоит ознакомиться с Методическими рекомендациями. Они утверждены Росархивом (23.12.09).

Для чего сшивают документы?

Прежде чем разобраться, как правильно сшивать документы, давайте обсудим, для чего, собственно, это нужно. Далеко не каждый человек знает, зачем это делается. А ведь существует масса организаций, в которых документы принимают только в корректном, должным образом оформленном виде. Например, при сдаче в архив, для участия в тендерных торгах, при подаче бумаг в налоговую и т. д.

Хотим заметить, что нет однозначной инструкции по этому поводу. Однако есть нормативные акты, регулирующие порядок оформления документации. Считается, что прошивать необходимо абсолютно все бумаги, если их объемы больше одного листа. Это касается и копий, например документов устава юридических лиц (на копиях не ставится печать предприятия). Кроме того, прошиваемые листы нумеруются арабскими цифрами. Ставятся они в верхнем правом уголочке. Для прошивки документов вам понадобятся специальные нитки-шпагат, шило, игла. На задней стороне последнего листа обязательно приклеивается заверительная записка, содержащая информацию о количестве страниц. На ней ставится подпись руководителя и обязательно печать предприятия.

Оформление обложки

Оформляя документы надлежащим образом, стоит позаботиться и об обложке. Чаще всего она картонная. Кроме того, она может предназначаться для длительного использования, быть стандартной (формат А4) и нестандартной.

Из плотного картона изготавливают обложки в тех случаях, когда изначально предполагается длительное хранение бумаг (более двадцати пяти лет). А для подачи в государственный архив подойдет и более простой вариант.

Опись документов

Перед тем как сшивать документы, нужно все верно оформить внутри самого дела, чтобы в дальнейшем не пришлось его расшивать. Оно ведь может содержать не один пакет бумаг, а несколько. В этом случае каждый комплект должен прошиваться отдельно и содержать четкую информацию о названии папки, дате описи, перечне всех листов, Ф.И.О. ответственного лица. Сама опись не нумеруется.

Как правильно нумеруются листы

Для того чтобы правильно пронумеровать листы, следует знать некоторые правила:

1. Номера присваиваются листам, но не страничкам. Помните об этом.
2. Опись не нумеруется.
3. Если среди бумаг есть письма, то нумеруются вначале конверты, а уж потом поочередно каждый лист.
4. Номера листов ставятся в уголочке сверху (правый верхний уголок) простым карандашом. Пользуются арабскими цифрами.
5. Если дело содержит не один том, то каждый из них нумеруется отдельно.
6. Если внутри есть документы с собственной нумерацией, то они все равно должны пройти общую нумерацию.
7. Листы больших форматов (А2, А3) разворачиваются, и в верхнем уголочке ставится порядковый номер. Подшиваются они только за один край.
8. Если лист содержит полностью приклеенные фрагменты, то он имеет только один номер, а внизу следует рукой написать весь перечень наклеенных чеков, выписок.
9. Если же фото, чеки прикреплены к листу только одной стороной, то в этом случае каждый из них будет иметь свой собственный номер.
10. Диаграммы, чертежи и фото тоже нумеруются.
11. Склеенные из нескольких листов схемы и карты имеют один номер, но в общей описи указывается, из скольких листов они состоят.

Допускаются ли ошибки в нумерации?

Перед тем как сшивать документы нитками, лучше удостовериться, все ли корректно оформлено. Особенно проверяйте, все ли страницы содержат верные номера. При небольших погрешностях (например, пропущены листочки) допускается буквенная нумерация, но только при согласии работников архива. Это означает, что все листы остаются без исправлений, а на пропущенных ставится цифра (предыдущего листа) и буква.

Если же допущены грубейшие ошибки, то придется переделывать работу полностью. Для этого и нужен простой карандаш, чтобы можно было стереть некорректную информацию. Но даже если вы пользовались ручкой, не беда. Зачеркиваются аккуратно старые номера, а рядом вписываются новые. В этом случае меняется и заверительная записка. Она, конечно, не изымается из дела. Просто вкладывается новая.

Как правильно сшивать документы ниткой?

Если вы подготовили все документы и уверены в правильности всех вложений, можно переходить к следующему этапу. Прошивают листы только специальными нитками (их еще называют банковским шпагатом) и иголкой. А как правильно сшивать документы в делопроизводстве? Давайте подробно, шаг за шагом, рассмотрим, как это делается.

Оформить дело нужно таким образом, чтобы в дальнейшем его можно было прочитать. Поэтому с левой стороны, на расстоянии полутора сантиметров от края, прокалываются шилом три дырочки, одна под другой. Среднее отверстие должно располагаться ровно посередине, а два остальных - находиться в трех сантиметрах от него.

Если дело небольшое, то удобнее использовать дырокол. А для увесистых томов лучше взять шило. Очень часто портятся первая и последняя страницы. Поэтому лучше взять и подклеить полосы картона в местах проколов, где будет проходить шпагат. Нить лучше готовить заранее, перед тем как сшивать документы. Очень длинной ее не делайте, т. к. она может запутаться. Сантиметров семьдесят вам должно хватить.

Для того чтобы упростить объяснения, пронумеруем отверстия. Пусть самое верхнее будет под номером 1, центральное - 2, а нижнее - 3. Итак, шить начинаем с обратной стороны дела, протянув иглу через отверстие 2 (сзади папки остается один конец шпагата) на лицевую сторону, далее пропускаем иглу через отверстие 1, снова нить тянем на обратную сторону. Когда свободный конец шпагата и игла очутились сзади папки, то через отверстие три нужно снова двигаться на лицевую сторону, а затем вновь на оборотную через 2 отверстие. Вот как сшивать документы в архив.

Дело, как говорится, сделано. Бумаги прошиты. Теперь нужно завязать шпагат на узел (сзади). Узел должен быть достаточно тугим и плотно прилегать к последней странице, потому что его придется зафиксировать заверительной запиской, посаженной на клей. Кончики шпагата должны свободно свисать из-под наклеенной бумаги.

Заверим документы подписью

Как правильно сшивать документы, вроде бы разобрались. Теперь осталось заверить подшивку подписью. Она, кстати, так и называется - заверительная. Делается она на отдельном листике и приклеивается на задней стороне последней страницы. Записка обязательно должна содержать информацию о том, каково количество прошитых бумаг, с указанием особенностей (возможно, это наличие справок, фото, рисунков, чертежей).

Заверительная надпись подписывается непосредственно директором или его заместителем, который указывает свою должность. Сама записка тщательно приклеивается на шпагат, которым мы шнуровали дело. Сверху на нее ставится печать предприятия. Но есть один нюанс. Оттиск печати должен частично быть на записке, а частично - на самом листе дела. Это очень важный момент. И о нем следует помнить.

Мы поэтапно рассмотрели, как сшивать документы. Фотографии, представленные в статье, более наглядно продемонстрируют процесс.

Есть ли отличия в оформлении документов для налоговой?

Мы неспроста хотим особое внимание уделить именно оформлению документов для налоговой. Знание нюансов и особенностей позволит избежать некоторых проблем, а именно придирок со стороны контролирующих лиц. Небрежность в этом вопросе может породить лишние претензии.

Таких случаев немало, когда возвращают дела, мотивируя ненадлежащим оформлением. Неспроста Минфином РФ было дано специальное разъяснение (письмо от 29.10.15г. № 03-02) относительно правильности предоставления прошитых документов, а также их копий в бумажном виде.

Хочется напомнить, что при проведении проверок налоговая имеет право истребовать в бумажном варианте копии документов, которые должны быть заверены. Минфин разъясняет, что копия - это экземпляр, полностью воспроизводящий оригинал. Заверенным считается только тот вариант, на котором присутствуют все реквизиты, дающие бумаге юридическую силу. При этом ведомством даются рекомендации, как правильно сшивать документы и их копии. Даже ксерокопии подаются подшитыми. И не принимаются в ином виде.

Как сшивать документы для налоговой?

Предполагается, что подшивка не должна быть слишком большой, не более ста пятидесяти листов. Обязательно присутствие нумерации листов только арабскими цифрами (сплошной), начиная с первого. Все листы прошиваются в два или четыре прокола специальной ниткой. Концы этой нити должны быть протянуты на заднюю сторону последней странички и там связаны крепким узлом.

Рекомендации даются не только относительно того, как сшивать документы, но и как оформить бумажную наклейку на оборотной стороне. Она должна закрывать место прошивки и сам узел. Размеры наклейки не превышают сорока - пятидесяти миллиметров. На ней размещается заверительная подпись с указанием числа пронумерованных страниц. Подписывается это все руководителем организации или иным представителем, имеющим такие полномочия. Далее ставится печать предприятия - таким образом, чтобы она захватывала и наклейку, и подпись с Ф.И.О. человека, заверившего документы.

Ведомство однозначно подчеркивает, что при оформлении подшивок следует обеспечить сохранность и целостность самих оригиналов и их копий. Сшитые документы предоставляются в налоговую с сопроводительным письмом. В нем указывается основание подачи подшивок, их количество, число листов в каждой из них.

Вместо послесловия

В нашей статье мы поговорили о том, как правильно сшивать документы в архив, для налоговой или просто в делопроизводстве. Много споров есть на этот счет, поскольку нет единого стандарта. Но если создать подшивку газет и документов просто для хранения в офисе в течение определенного времени не составит особого труда, то уж к сшиванию и оформлению бумаг для подачи их контролирующим органам нужно отнестись со всей ответственностью, дабы избежать проблем. Вообще считается, что подшивка является наиболее надежным способом хранения деловых бумаг, поскольку их сложнее изменить или подделать. Надеемся, наша информация будет для вас полезной.

Если организация работает с огромным количеством документов, а их сохранность имеет большое значение, то для простого хранения нужно каким-то образом систематизировать документы. В этом случае полезной будет прошивка документации. После скрепления бумаг можно быть уверенным, что никакой документ не потеряется. Рассмотрим, какие документы подшиваются и для чего это происходит.

Для чего сшивать документы нитками

Прошивка документов требуется Законом, и это не одна причина, по которой следует прошнуровать документацию. Постановление Правительства №439 включает руководство, как сшивать документы по стандартам ГОСТ.

Помимо этого, сшивание документации требуется для ее правильной передачи в какое либо учреждение, чтобы в последующем не возникало вопросов о недостаче каких-то листков. Также для всех учреждений действует единое правило, что при передаче не одного листа подшить документацию придется обязательно. Иногда нужно делать сшитие документов в банке сотрудницам соответственных отделов и писать на них номер отдела, также документация прошивается в суде и вставляется в файл.

Как прошить документы

Теперь встает вопрос о том, как правильно это делать. Некоторые сотрудники начинают паниковать и думают, что прошивка имеет очень строгие правила, что скрепляющий листок обязательно должен быть подписан печатными буквами, нить только с нейлона и т. д.

Однако, четких указаний по поводу того, каким образом следует подшивать документацию не существует. Главное, что должно быть соблюдено – это не потерять нужные бумаги к прошивке, ведь их сохранность и является основной задачей скрепления документации. А иногда случается, что третьи лица с целью мошенничества или скрытия информации могут подменить листы в папке, или вовсе их выложить.

Чтобы проверить, что отсутствующих бумаг нет, все прошитые листки должны быть пронумерованы. С обратной стороны сшитой документации приклеивают небольшой лист бумаги, где проставляется печать организации. С целью безопасности существует требование, чтобы штамп выходил за рамки наклеенной бумаги.

На приклеенной бумаге делается соответствующая запись: прошито, пронумеровано (однако количество страниц пишутся прописью и числами), прошнуровано, скреплено печатью. Заверяет документацию руководитель или сотрудник, который подготовил документы для сшивания.

Образец оформления прошитой документации

Peгулиpoвaниe пpoшивки дoкумeнтoв в дeлoпpoизвoдcтвe

Согласно требованиям Минюста России систематизация документации необходима для того, чтобы весь пакет бумаг был в порядке, по стандартам сдан в архив и т. д. На данный момент практически в каждой компании есть большое количество бумаг. Для правильного сохранения документов их передают в архив, откуда по заявлению можно получить архивированные листы, используемые бумаги в работе остаются в открытом доступе для сотрудников.

Важно! Необходимо знать, какие документы сшиваются, и на основании каких законных актов происходит данный процесс.

Дoкумeнты, пoдлeжaщиe пpoшивкe

Каждый сотрудник фирмы, который имеет дело с большим количеством документации, должен понимать, что не вся она подлежит сшиванию. Документ необходимо сброшюровать, если он состоит не менее, чем с двух листов.

Работники кадрового отдела прошивают следующие оригиналы:

• утвержденные штаты;
• состав личного и общего приказа.

Бухгалтера должны сшивать:

• задаточные отчеты;
• накладные;
• счет-фактуры;
• технические паспорта;
• книги доходов;
• ведомость по оборотам и остатков на счету;
• акты проведения работ;
• если зарплата наличными в кассе предприятия – ведомости на з/п.

Обратите внимание! Как прошивать документы должны знать работники, которые имеют дело с юридическими лицами, однако в данном случае документы – копии, поэтому печать не обязательно ставится. Если сказать в общем, то практически все компании имеют дело с прошивкой документов, различие только в процессе выполнения работы.

Hopмaтивныe aкты, peгулиpующиe пpoшивaниe дoкумeнтoв

На законодательном уровне не определены стандарты прошивки документации каждыми структурами фирмы, но при этом существуют общие правила сшивки листов. Приказ Росархива «Делопроизводство и архивное дело» №76, приказ Минкультуры №536 имеют рекомендации того, каким образом происходит скрепление документов, стандартная инструкция по делопроизводству.

Постановление Правительства РФ №439 имеет общую теорию, для чего это нужно, и каким образом это происходит, однако закон РФ «Об архивном деле» описывает только обязанность всех организаций сохранять документацию, но в законе, каким образом следует это производить не указано. Приказ № 02 – 213 «По делопроизводству в ЦБ» также описывает стандарты хранения документов в архиве во всех банках. Как прошить устав для налоговой, диктует условия налоговая инспекция. Налоговая служба также контролирует сохранность документов для физических лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью.

Вариант скрепления документов по ГОСТу

Методика подготовки конфиденциальных документов к прошивке

Перед тем, как сшить документы их нужно пропустить через некоторые подготовительные к прошивке этапы. Правильный процесс прошивки регулируется Приказом от Росархива №76. Сначала листы надо пронумеровать, это предотвратит от вероятной утери листа или сокрытия информации. Листы нумеруются все, кроме страницы описи. Если при прошивке есть конверт, то вначале идет нумерация конверта, а после вложенных в него документов.

Чистые листки не вкладываются в прошивку – их уничтожают. Если вложены какие-либо картинки, диаграммы и т. д., то номер проставляется с обратной стороны вверху слева. Если вложен лист большого формата, то с правой стороны в верхнем углу ставится номер по очереди листа. Заверяет надпись ответственный сотрудник, указывает свою должность, подпись, дату формирования, количество листов.

Прошитая документация должна иметь опись, на которой не проставляется порядковый номер. На описи должна быть указана такая информация:

• название документа, дата;
• перечень всех подшитых документов, их количество, подпись руководителя.

Пройдя первый этап, можно приступать к главному этапу прошивки.

Пошаговая инструкция прошивки документов

Разберем, как правильно прошить документы нитками пошаговую инструкцию. Изначально нужно понимать, что прошивка документов предусматривает прошивку в две, три дырки, и даже в четыре и пять. Ознакомимся с каждым вариантом подробнее.

В две дырки

Документы, которые не имеют большой важности, сшиваются одним из самых простых вариантов – в две дырки. Но даже при таком простом способе многие сотрудники задаются вопросом, как прошить документы правильно. Чтобы не напутать, можно придерживаться следующих правил:

• перед тем, как дыроколить листы, их нужно поровнять. Чтобы сделать два отверстия можно использовать дырокол или обычную иглу;
• затем нужно нитку (желательно использовать прочную) пропустить через два отверстия таким образом, чтобы ее концы встретились с тыльной стороны;
• нитки нужно связать. На узел наклеивается прочная бумага, зачастую в виде треугольника. На наклеенной бумаге ставится печать.

Это один из самых простых способов прошивки документации. Остальные варианты встречаются чаще, но по выполнению сложнее.

Обратите внимание! Склеивают узел для того, чтобы не произошла потеря листов. Также прописывается количество листов, данные специалиста, который осуществлял процедуру. Для тех документов, у которых срок давности больше 10 лет рекомендуется использовать для склеивания узла папиросную бумагу.

В три дырки

Используется методика прошивки такая же, как и при двух дырках, однако прокол делается на три дырки. Расстояние между отверстиями не должно быть больше 3-х см:

• с другой стороны необходимо провести нитку, но через среднее отверстие. То есть конец должен быть с начального листа, следует оставлять примерно 7 см в запасе;
• затем следует с лица просунуть нитку и иглу, направив в нижнее отверстие с другой стороны документа;
• после этого следует снова нитку провести через среднее отверстие, образовывая, таким образом, прошитые два узелка;
• теперь надо отрезать нитку и сохранить 7 см, как при первом обороте нитки. Кончики следует связать между собой.

Для сохранности документов ответственный сотрудник клеит листок прямоугольной формы, на нем надо написать имя сотрудника, подпись, а также число прошитых листов.

В четыре дырки

Необходимо сделать четыре дырки, расстояние между которыми должно составлять 1,5 см. Дальше надо вставить нитку во второе отверстие с тыльной стороны, протянуть ее в первое отверстие, затем провести через второе, третье и четвертое отверстие.

Образец прошивки в 4 дырки

В пять дырок

Зачастую прошив в пять отверстий используют в бухгалтерских отчетах, потому как комплект такой документации достигает гораздо большей толщины по сравнению с остальной. Между пятью дырками расстояние должно составлять до 5 см. В данной схеме можно также использовать сшиватель документов или пресс со сверлами. Чтобы в таком случае листы не были повреждены, следует использовать картонки, как обложки.

Как пошагово прошить документ в 5 дырок:

• в среднее отверстие нужно просунуть нитку, оставляя 10 см. Затем нитка проходит через второе отверстие сверху;
• с тыльной стороны нитка выходит в первое отверстие, а после входит снова во второе отверстие. Сделав это – один край готов;
• с тыльной стороны в среднюю дырку снова вставляется нитка и выводится через четвертую;
• теперь снова нитка надо просунуть в самое нижнее отверстие и с лицевой стороны направить в четвертую дырку;
• таким образом, с тыльной стороны получается два кусочка нитки, которые необходимо между собой соединить.

Как прошить конверт с секретными документами

Секретная документация при передаче должна сохраняться в светонепроницаемых пакетах. На секретном пакете прописывается, что его нужно отдать лично в руки, либо указано, что это секретная информация.

Такие документы сшиваются крест-накрест.

Kaк зaвepить пpoшитыe дoкумeнты

Заверить документацию обязан ответственный сотрудник, без этого не получится отдать документацию на проверку либо отправить на сохранение. При этом нельзя допускать ошибки, ведь при проверке может появиться много проблем. Поэтому лучше не упускать данный момент.

Важно! Сотрудник, который подписывает документацию, берет на себя всю ответственность за ее подачу и содержание. Ответственность можно переложить на другого сотрудника, но только при наличии отдельного приказа.

Заверение документов

В целом прошивка документации является хорошей защитой ценных бумаг и подтверждает, что все подшитые документы подлинные. Разобравшись, как правильно нумеровать документы при подшивке и как происходит данный процесс, можно не переживать за возврат документов и необходимость их повторной систематизации.

Прошивка (шнуровка) документов: от А до Я

Правильная подготовка документов дело кропотливое и непростое. Ведь практически от каждой буквы и запятой во многом зависит конечный результат их рассмотрения в учреждениях и связанные с этим последствия.

Несмотря на то, что на сегодняшний день в сети Интернет существует множество руководств о том, как правильно заполнять, составлять и структурировать документы, вряд ли вы где-то найдете полную и подробную инструкцию по их прошивке. С нашей точки зрения, правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все остальные стадии его подготовки по нижеприведенным причинам.

Первое - неверная прошивка документа однозначно послужит весомым основанием для отказа в его принятии. Как вы понимаете, каждый подобный отказ влечет за собой потерянное время, дополнительные усилия и финансовые затраты. Но и это не самое опасное в данной ситуации.

Второе - некачественная или небрежная прошивка документов вашего предприятия может быть использована заинтересованными лицами не в вашу пользу. То есть важные документы могут быть расшиты и расформированы, а листы содержащие важную информацию подменены. И доказать подмену будет очень сложно.

Думаем, что нет необходимости отдельно останавливаться на том, какие плачевные последствия небрежная прошивка может иметь для будущего вашей организации и вашего бизнеса в целом.

Точка зрения законодательных органов

На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода. Среди них необходимо выделить следующие:

Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. N БГ-3-09/198;

П. 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России № 536 от 8.11.2005г. «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;

П.6.2.2.4. Инструкцию ЦБ России «По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)", которая была утверждена Приказом №02-213 от 7.12.1992г.;

П.п. 4, 5 «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. N 439 (с изменениями от 16 октября 2003 г., 26 февраля 2004 г.).

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Основные понятия и инструменты, необходимые для проведения прошивки

Руководствуясь вышеуказанными нормативными актами, мы рассмотрим один из завершающих этапов подготовки документов, а именно их прошивку.

Базовыми, т.е. такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы:

Обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (п. 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7.12.1992г.);

Прошивке подлежат все документы, которые состоят из двух и более листов;

Копии уставных документов также стоит прошить, с той лишь разницей, что после прошивки на них не клеится наклейка и не проставляется печать;

Прошивку необходимо производить специальной толстой прошивочной иглой с использованием шила и прошивочных ниток либо шпагата. Для качественной прошивки требуется надежный клей, который не потеряет свои свойства в течении длительного времени.

Пошаговое руководство по прошивке

Для правильной прошивки ваших документов необходимо произвести следующие действия в строгой последовательности:

1. Удаляем все булавки, скрепки и другие металлические скрепления из листов документов.

2. Ровно и аккуратно в нужной очередности складываем листы, которые будут прошиваться, не забыв при этом проверить правильность их нумерации.

3. Берем специальное шило либо, если количество листов не велико, прошивочную иглу и по левому полю документа, сделав отступ около 1.5 см от текстовой части, проделываем 3 сквозных отверстия. Данные отверстия должны быть вертикальными относительно нижней части документа, а расстояние между каждым из них - не менее 3-х сантиметров относительно центральной части листа.

4. Отмеряем длину нитки равную 70 см (чуть больше длины вашего предплечья) и продеваем в иголку;

5. Для нашего максимального удобства прошивочные отверстия в дальнейшем тесте инструкции будут пронумерованы от №1 до №3 сверху вниз;

6. После чего, стараясь не сместить листы, продеваем иглу сквозь отверстие №2, оставив один из концов нити с тыльной стороны и следя за тем, что бы он оставался на этом месте на протяжении всего процесса прошивки.

7. Затем с лицевой стороны листов пропускаем иглу через отверстие №1;

8. Теперь, когда игла вышла с задней стороны документа, снова продеваем ее сквозь отверстие №3, а затем с лицевой стороны проводим через отверстие №2 так, что бы игла с нитью опять оказалась с тыльной стороны листов.

9. Таким образом, оба конца нашей нити оказались с тыльной стороны листов, продетые через отверстия №2 и №3.

10. Отрезаем излишнюю длину нити, не забыв при этом оставить концы длиной около 6-7 см, чтобы связать их в узел.

11. Делаем из концов нити узел как можно ближе к листу документа и плотно прикладываем его к тыльной стороне последнего листа.

12. Наклеиваем сверху при помощи канцелярского клея лист бумаги размером два на пять сантиметров (наклейка) так, чтобы он закрывал весь указанный узел и частично оставшуюся длину нитей. При этом концы нитей примерно 1-2 см остаются свободными от наклейки.

13. На указанном листе бумаги делаем надпись «Пронумеровано, прошито и скреплено печатью на ___ (___ количество прописью) листах» так, чтобы она частично заходила на заднюю сторону последней страницы документа, выходя за пределы наклейки.

14. Заверяем данную надпись подписью соответствующего уполномоченного лица и печатью юридического лица. И оттиск печати, и подпись должны захватывать часть последнего из листов, выходя за пределы наклейки.